Wie lassen sich Personalplanung- und verwaltung optimieren?
Software zur Verwaltung des Jahresarbeitszeitplans und der Terminplanung unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben
Die Personalplanung und Verwaltung von Arbeitszeiten sind eine strategische Herausforderung für Unternehmen, die vor der Aufgabe stehen, unregelmäßige Arbeitsabläufen zu steuern, die verfügbaren Personalressourcen so weit wie möglich zu optimieren und dabei die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Was bedeutet die Verwaltung eines Jahresarbeitszeitplanes?
Die Verwaltung der Personalentwicklung oder der Personalplanung besteht für ein Unternehmen in:
- Der Arbeitsorganisation der Mitarbeiter, der Festlegung der Zeitprogramme und der Verteilung von Aufgaben,
- Der Optimierung der für einen Arbeitsplatz verfügbaren Personalressourcen, entsprechend den Kompetenzen und der Verfügbarkeit der jeweiligen Person,
- Koordination des Planungsmanagements zwischen den Teams,
- die Planung unvorhergesehener Ereignisse und unregelmäßiger Arbeitsabläufe, um personelle Unter- oder Überkapazitäten zu vermeiden.
Dabei gilt Folgendes zu berücksichtigen:
- Die Zielvorgaben für Produktion oder Dienstleistung,
- Die arbeitsrechtlichen Vorschriften (Ruhezeiten, Arbeitstage...),
- Die Einhaltung von Fairness bei der Arbeit zwischen den Mitarbeitern,
- Individuelle Bedürfnisse nach einer besseren Work-Life-Balance.
Die Zeitplanung ist unerlässlich, um Effizienz und Kontinuität des Geschäftsbetriebes in Unternehmen zu gewährleisten, in denen die Personalkoordination von wesentlicher Bedeutung ist:
- Krankenhäuser, Universitätskliniken, Kliniken, biomedizinische Analyselabors, Seniorenheime, Pflegeheime,
- Restaurants,
- Reinigungsunternehmen,
- Callcenter, Servicecenter,
- Straßengüterverkehr,
- Geschäfte, in denen Verkäufer und Kassenpersonal beschäftigt sind,
- Produktionsstätten im laufenden Betrieb,
- usw.
Auch wenn die Personalführung mittels Excel© in Unternehmen oft gelobt wird, birgt sie doch viele Tücken, die Zeitverluste verursachen und das Fehlerrisiko erhöhen können:
- Die mehrfache Planung zwischen den Teams,
- Manuelle und regelmäßige Updates,
- Fehlende Integration von Produktionszielen, Urlauben und Abwesenheiten, Planungsengpässen, usw.
Umgekehrt bietet die Planungssoftware eine einheitliche Darstellung der Arbeitsorganisation. Sie erlaubt eine effektive Mitarbeiterverwaltung durch Anpassung der Personalressourcen an die operativen Ziele und die Überwachung von Leistungsindikatoren.
Die effektive Personalplanung mit den Kelio Planungssoftware
Die Kelio Planungssoftware ist ein kombiniertes Tool für die Verwaltung von Zeitprogrammen, Abwesenheiten, und Tätigkeiten von Mitarbeitern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Personalstand, die verfügbaren Kompetenzen und die geplante Arbeitslast perfekt aufeinander abgestimmt werden, ohne dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen (Ruhezeiten, Maximalzeiten usw.) außer Acht zu lassen.
Die benutzerfreundliche Kelio Planungssoftware optimiert Ihre Arbeitsorganisation mit ihren erweiterten Funktionen :
- Verwaltung von Jahresarbeitszeitplänen, Abwesenheits- und Urlaubsplänen,
- Warnungen bei Nichteinhaltung gesetzlicher Auflagen und der Arbeitszeit,
- Individuell anpassbare Bildschirmansicht
- Automatische Erstellung von Zeitplänen unter Berücksichtigung verschiedener Einschränkungen,
- Verwaltung von Ausleihungen, Ersatz- und Zeitarbeitskräften,
- Überwachung der Ressourcenauslastung in Abhängigkeit von Aktivitätsschwankungen und Darstellung von Unter- und Überbesetzung,
- Einfache Weiterleitung von Plänen: per E-Mail, SMS, Ausdruck, Ansicht für die Mitarbeiter im Intranet.
Visuelle und ergonomische Personalplanung
Bilden Sie Ihre Arbeitsorganisation mithilfe der von den Benutzern einfach zu parametrierenden Pläne genau nach. Kelio Planung bietet zahlreiche Optionen und Anzeigemöglichkeiten:
- Benutzerfreundliche und personalisierbare Arbeitsoberfläche: große Auswahl an Farben und Symbolen,
- Ergonomische Funktionen: Kopieren/Einfügen, gruppierte Aktionen, anwendbare Musterpläne usw.
- 100%iges Webmodul für eine schnelle Anzeige und eine optimale Benutzerfreundlichkeit,
- Anpassbare Zeitskala: Anzeige der Teamplanung nach Jahr, Monat, Woche, Tag und Stunde,
- Benutzerspezifische Filterung von Mitarbeitergruppen, die im Personaleinsatzplan angezeigt werden sollen,
- Flexible Anzeige von Arbeitsplätzen nach Zeilen, Spalten oder Ordnern zur Visualisierung jeder einzelnen Arbeitsorganisation,
- Hervorhebung personeller Unter- und Überkapazitäten in den Teamplänen
- Anpassbare Übersicht und Ausdrucke
Ein Planungsmanagement, das die gesetzlichen und vertraglichen Auflagen erfüllt
Mit Kelio Planung schützen Sie Ihre Teampläne durch Warnmeldungen, die Sie bei Nichteinhaltung gesetzlicher Auflagen benachrichtigen in Hinsicht auf:
- Die maximal zulässige tägliche/wöchentliche Arbeitszeit,
- Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit in einem Zeitraum von X Wochen,
- Die Mindestruhezeit zwischen 2 Arbeitstagen
Kelio Planung bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, Warnungen hinzuzufügen, die Ihren eigenen internen Organisationsregeln entsprechen. Sie können folgende Kontrollen durchführen:
- Überstunden, Nachtarbeitsstunden usw.
- das Ziel des Jahresplans
- Resturlaub, gesetzliche Ausgleichstage usw.
Diese automatischen Benachrichtigungen können so eingestellt werden, dass sie entweder blockierend oder lediglich informierend sind.
Ein gemeinsamer in Echtzeit aktualisierter Jahresarbeitszeitplan
Die Kelio Personalplanungssoftware integriert alle Planungen Ihres Unternehmens in einer einzigen Datenbank.
Die Verwaltung von Teamplänen:
- ist somit für Führungskräfte, Mitarbeiter und die Personalabteilung gemeinsam und zentral zugänglich,
- veröffentlichung bei dem Personal am Arbeitsplatz, in Telearbeit oder Remote-Arbeit (Mitarbeiter im Außendienst, beim Dienstgang, im Urlaub),
- wird in Echtzeit aktualisiert, wobei Abwesenheiten und Urlaube von Mitarbeitern mit einbezogen werden,
- wird vereinfacht: Die Ausleihe und die gemeinsame Nutzung von Mitarbeitern werden vereinfacht, und die Arbeitsbelastung lässt sich leicht auf alle Mitarbeiter und Zeitarbeiter verteilen.
Im Gegensatz zur Personalverwaltung unter Verwendung einzelner Excel©-Tabellen in jeder Abteilung bietet Ihnen der gemeinsame Jahresarbeitszeitplan von Kelio eine umfassende Übersicht.
Urlaub, Arbeitszeit, Fairness: Führen Sie alle Informationen in Ihrer Kelio Personalplanung zentral zusammen.
Das Modul Kelio Planung bindet standardmäßig alle Funktionen des Zeiterfassungsrechners ein und erlaubt so den Verantwortlichen, alle Zähler in ihrem Unternehmen in Echtzeit zu überwachen. Auf diese Weise überblicken Manager von ihrer Planung aus:
- Einzelne und kollektive Zeitkonten,
- Warnungen und Abweichungen zur Gewährleistung der Fairness zwischen den Mitarbeitern,
- Die Folgen von Abwesenheiten und Urlaub von Mitarbeitern auf die Bedarfsabdeckung je Arbeitsplatz (Möglichkeit der Urlaubsverwaltung über Microsoft Outlook©),
- Die Unterschiede zwischen Ist- und Planstundenkonten.
Identifizieren Sie problemlos personelle Unter- und Überkapazitäten
Kelio Planung vereinfacht den Umgang mit personellen Unter- und Überkapazitäten und sorgt so für einen optimierten Personaleinsatz, der zur Erledigung der geplanten Aufgaben erforderlich ist.
Im Falle personeller Unterkapazität:
- Suche nach intern verfügbarem Personal mit vergleichbaren Kompetenzen
- Anforderung von Zeitarbeitspersonal, und zwar direkt in Kelio Planung anhand eines Formulars, das an die Personalabteilung oder Zeitarbeitsagenturen geschickt wird,
- Die Verwaltung von Zeitarbeitspersonal
Im Falle personeller Überkapazität:
- Bereitstellung von Personal an andere Abteilungen der Firma,
- Beurlaubung von Mitarbeitern.
Wie lassen sich Personaleinsatzpläne einfach erstellen?
La solution de gestion des plannings permet dKelio Planung bietet die Möglichkeit:
- Musterhafte Wochenzeitpläne einfach zu vervielfältigen
- Den Personalbedarf automatisch zu berechnen, und zwar auf der Grundlage von Aktivitätsgrößen, die in die Lösung integriert oder aus externen Datenbanken importiert werden können (Produktionsmengen, Vorjahresziele, die Anzahl der zu liefernden Bestellungen usw.)
- Verschiedene vorbereitende Pläne zu entwerfen, die keine reellen Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben, bevor ein endgültiger Plan festgelegt wird,
- automatische Planungsvorschläge zu erstellen: Um den Bedarf zu decken, verteilt die Lösung verfügbare Mitarbeiter auf die Arbeitsposten, wobei Schwerpunkte, gesetzliche Vorgaben und Einschränkungen, die für die jeweiligen Posten definiert wurden, berücksichtigt werden (Beispiele: erforderliche Kompetenzen, vorrangige Mitarbeiter, unbefugte Mitarbeiter usw.). Dieser Planungsvorschlag kann vor der Anwendung angepasst werden.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir über Ihr Anliegen sprechen können
Eine optimierte Planung unter Berücksichtigung von Einschränkungen
Um den Anforderungen in Sachen hochoptimierte Planung, die für bestimmte Branchen, wie große Handelsketten, Call-Center oder das Restaurantgewerbe kennzeichnend ist, gerecht zu werden, sind wir eine Partnerschaft mit Holy-Dis, einem französischen Software-Hersteller, eingegangen. Gemeinsam mit Holy-Dis, der auf optimierte Personalplanungslösungen spezialisiert ist, wollen wir eine passende Lösung mit einer nativen und transparenten Schnittstelle zwischen der Planunfssoftware und Planexa® oder Timesquare® anbieten.
Mithilfe dieser Schnittstelle ist eine einheitliche Verwaltung von Plänen und Anwesenheitszeiten ohne erneute Eingabe möglich.
Planungsoptimierung mit Planexa®:
- Auswertung von Tätigkeitsdaten
- Erstellung von Plänen, die an die Besucherzahlen oder die Tätigkeit angepasst sind
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Vereinfachte Buchungen mithilfe der Kelio-Lösung:
- Erfassung der Arbeitszeiten über das Terminal
- Erfassung von Pausen mit bedingter Dauer
- Einsicht in persönliche Ergebnisse (Saldo, Abwesenheitssaldo usw.)
Warum Kelio für mein Planungsmanagement wählen?
- 100% webbasierte Lösung
- 3 personalisierbare Ebenen für die Planung von Tätigkeiten: Aufgaben/Kostenstellen/Projekte
- Planung von Zeitprogrammen, Abwesenheiten, Arbeitsplätzen, Tätigkeiten, Projekten
- Warnungen in Echtzeit
- Individuell anpassbare Ausdrucke und Berichte
- Ausleihe, Ersatz und Bereitstellung von Personal
- Übersicht pro Tag, Halbtag, Dritteltag, Stunde
- Einfache Weiterverbreitung des Plans: Ausdruck, E-Mail, SMS
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