Die elektronische Signatur mit Kelio
Kein Papierkram mehr, setzen Sie mit Kelio Software auf die elektronische Signatur. Lassen Sie sich von der Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit der Anwendung überzeugen!
Lassen Sie Ihre Personaldokumente per Fernzugriff unterschreiben: Arbeitsvertrag, Ausdruck zu Periodenende, Gesundheitsprotokoll oder interne Vorschriften... Die Verwaltung von Signaturen und die Archivierung signierter Dokumente war noch nie so einfach!
Welche Vorteile hat die elektronische Signatur?
Beschleunigen Sie mithilfe der elektronischen Signatur die Abwicklung Ihrer Verwaltungsaufgaben. Die Digitalisierung Ihrer Signaturvorgänge hat viele Vorteile:
- Senkung Ihrer Kosten: Sie sparen sich die Kosten für die papierbasierte Bearbeitung und den Postversand,
- Deutlicher Pluspunkt für die Umwelt durch den Wegfall von Papier,
- Beschleunigung der Vertragsbearbeitung, insbesondere bei der Einstellung neuer Mitarbeiter,
- Spürbare Zeitersparnis für die Personalabteilung bei Verwaltungsaufgaben. Sortieren, Drucken, Kuvertieren, Versenden, Archivieren usw., das sind zeitintensive Vorgänge ohne großen Mehrwert. Doch dank der elektronischen Signatur gehören sie bald der Vergangenheit an,
- Zertifizierung der Identität der Unterzeichner und der Integrität der signierten Dokumente,
- Individuelle oder gruppenweise Validierung des zu unterzeichnenden Dokuments,
- Automatische Archivierung aller signierten Dokumente in Kelio.
Die Unterzeichnung Ihrer Personaldokumente – einfach digitalisiert.
Kein Papierkram mehr, kein Postversand und keine verlorenen Dokumente mehr!
Mit dem voll integrierten Digitalisierungsmodul können Sie Ihre Standard-Personaldokumente von Kelio signieren lassen:
- Ausdruck zum Periodenende,
- Dokumente für den Mailversand: Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, etc.,
Es ist aber auch möglich, externe Dokumente signieren zu lassen:
- Allgemeines wie Protokolle zum Gesundheitsschutz oder interne Vorschriften,
- Sonderdokumente wie Stellenbeschreibungen.
Als HR-Manager:
Konfiguration meines Signaturmodells je nach Art des Dokuments
Erstellung meiner Dokumente in Kelio oder Import als PDF.
Vorlage bei der Geschäftsführung zur Verifizierung/Validierung mit Firmensignatur
Nach dem Versand Nachverfolgung des Verlaufs der Personaldokumente. Erneuter Aufruf oder Widerruf der Dokumente bei Fehlern oder Abbruch des Vorgangs möglich
Abfrage der bislang verbrauchten Signaturen
Sammlung und automatische Archivierung der signierten Dokumente. Aufruf und Ausdruck möglich
Als Unterzeichner:
Die E-Mail anklicken, die darüber informiert, dass ein Dokument zur Unterzeichnung vorliegt
Das komplette Dokument noch einmal durchlesen
Den Signiervorgang mit einem Klick starten
Zur Bestätigung der eigenen Identität Eingabe des Eindeutigkeits-Codes, der per SMS/E-Mail versendet wird
Nach der kompletten Unterzeichnung des Dokuments Erhalt einer E-Mail, über die das Dokument heruntergeladen oder gespeichert werden kann
Wie kann ich meine Dokumente überwachen und archivieren?
Eine Überwachungstabelle ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung des Fortschritts der zur Signatur gesendeten Dokumente über den gewählten Zeitraum.
Die Sortier- und Filterfunktionen ermöglichen den schnellen Versand von Mahnungen an verspätete Unterzeichner oder, im Falle eines Fehlers, den Widerruf des Vorgangs.
Nach der Unterzeichnung werden Ihre Dokumente automatisch in Ihrem sicheren Kelio-Speicherplatz archiviert, und Sie haben die Möglichkeit, sie zu sortieren und herunterzuladen.
Eine Prüfdatei bescheinigt die Echtheit des Dokuments und seines Unterzeichners.
Fordern Sie eine Demonstration der elektronischen Signatur anEin einfaches, praktisches und verbrauchsabhängiges Preismodell
Mit dem „All-inclusive“-Paket macht Kelio Ihnen das Leben leichter, denn pro Unterschrift fallen nur einmalig Kosten an, und zwar für:
- die Unterschrift des Unterzeichners,
- das Versenden der E-Mail oder SMS mit dem Eindeutigkeits-Code zur Authentifizierung und Bestätigung der Signatur,
- die Firmensignatur der Geschäftsführung (Firma als juristische Person/Körperschaft)*,
- das Senden einer E-Mail an jeden Unterzeichner mit einem Link zum Herunterladen des Dokuments nach der Unterzeichnung,
- den Empfang und die Speicherung des für das Unternehmen signierten Dokuments auf Ihrem Kelio-Server an einem sicheren Ort.
* Kelio vereinfacht die Unterschrift Ihres Unternehmens (Serverstempel) dank eines Validierungsfensters vor dem Senden der Dokumente zur Unterzeichnung. Außerdem können Sie die Zustimmung des Unternehmens durch ein „permanentes“ Zertifikat (Zertifikat mit langer Gültigkeitsdauer, das nicht auf einen einzigen Signaturvorgang beschränkt ist) elektronisch hinzufügen.
Ihr „Unterschriftenmappe“ wird ebenfalls digitalisiert und bietet Ihnen die Möglichkeit, Fehler vor dem Versand zu erkennen und vor allem Ihre rechtsgültige Firmensignatur auf jedem Ihrer Personaldokumente zu platzieren.
Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen!
- Abrechnung nach Kalenderquartal,
- Abrechnung nach Anzahl der verbrauchten Signaturen
- Vergünstigung: Je mehr Sie nutzen, desto niedriger ist der Stückpreis pro Signatur.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir über Ihr Anliegen sprechen können
Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Signatur?
Wenn sie von einer Zertifizierungsstelle bestätigt wird, hat die elektronische Signatur oder elektronische Unterschrift die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift.
In einem digitalen Dokument bietet die elektronische Signatur die Gewähr für:
- die Identität des Unterzeichners (in klarer und eindeutiger Form),
- die Integrität des signierten Dokuments (nach der Signatur können keine Änderungen mehr vorgenommen werden),
- die Unleugbarkeit des signierten Dokuments durch den Unterzeichner (der Unterzeichner kann nicht leugnen, unterschrieben zu haben).
Die eIDAS-Verordnung gilt seit dem 1. Juli 2016 als europäischer Standard, um einen rechtlichen Rahmen zu schaffen und die Regeln für Signaturen in der Europäischen Union zu harmonisieren.
Kelio integriert automatisch die Bereitstellung einer Prüfdatei, die den elektronischen Signaturvorgang für jedes signierte Dokument zertifiziert.
Nitro: unser zuverlässiger Partner
Diese Funktion wird Ihnen durch den Zusammenschluss mit der Zertifizierungsstelle Nitro Sign zur Verfügung gestellt.
Dies ist für Sie die Garantie, dass die europäischen und internationalen Vorschriften eingehalten werden.
Dieser zuverlässige Partner hält sich an die Vorschriften der eIDAS-Verordnung. Diese Partnerschaft erfüllt die von der DSGVO vorgeschriebenen Anforderungen.
Warum Kelio für meine elektronischen Signaturen wählen?
- Zeitersparnis bei den täglichen Personalverwaltungsaufgaben
- Kostenreduzierung
- Beschleunigung des Vertragsabschlusses
- Zertifizierung der Echtheit von signierten Dokumenten
- Vierteljährliche Abrechnung - nach Verbrauch
