Was ist eine HRIS-Software?
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie sich für eine zuverlässige und zentralisierte Personalverwaltungssoftware entscheiden.
Eine HRIS Software als Abkürzung für Human Resources Information System ist in die Unternehmenssprache bereits eingegangen. Sie bezeichnet ein zusammenhängendes Paket von Software-Funktionen, die die Verwaltung der Mitarbeiter (Workforce Management) vereinfachen sollen: Von der Einstellung und Gehaltsabrechnung über die administrative Personalverwaltung sowie Verwaltung von Kompetenzen, Fortbildungen, Gesprächen und Kostenabrechnungen bis zum Talent Management.
Funktionen einer HRIS Software
Human Resource Information System bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Verwaltung von Personalressourcen und HR-Prozesse zu optimieren. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Detail:
Recruiting- und Bewerbermanagementsystem
Die Recruiting-Funktion unterstützt den gesamten Bewerbungsprozess. Sie ermöglicht das Erstellen von Stellenanzeigen, die Verwaltung von Bewerbungen, Interviews und Kandidatenauswahl. Das Applicant Tracking System (ATS) das man auch als Recruiting oder Onboarding Software bezeichnen kann, kann auch Bewerberdatenbanken verwalten und den Auswahlprozess rationalisieren.
Onboarding
- Onboarding-Checklisten für unterschiedliche Mitarbeiterprofil erstellen
- Vorbereitung aller nötigen Elementen sicherstellen
- Mitarbeitereinarbeitung gut verfolgen
- Arbeitsausrüstung, PC, Handy, Schulungsmaterialien usw. bereitstellen
- Dokumente verwalten
Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassungsfunktion kann man Arbeitszeiten genau verfolgen. Sie erfasst Ankunfts- und Abgangszeiten, Überstunden, Pausen und ermöglicht die Nachverfolgung von Arbeitszeitkonten. Dies fördert die korrekte Abrechnung und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.
Urlaubsverwaltung
Die Urlaubsverwaltung erleichtert die Planung und Genehmigung von Urlaubsanträgen. Mitarbeiter können Urlaubsanträge einreichen, und Vorgesetzte können diese genehmigen oder ablehnen. Die Software berechnet automatisch den verbleibenden Urlaub und berücksichtigt individuelle Urlaubsregelungen.
HR-Analytics
HR-Analytics bietet umfangreiche Analysemöglichkeiten für HR-Daten. Die Software generiert Berichte und Dashboards, um HR-Metriken zu verfolgen. Dies ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen in Bezug auf Personalentwicklung, Leistungsbewertung und Talentmanagement.
Was sind die Vorteile einer Personalverwaltungssoftware?
Die Digitalisierung der Personalverwaltung mittels HRIS Software und einem Personalplanungstool bietet zahlreiche Vorteile:
HRIS Software ZUR AUTOMATISIERUNG, ZENTRALISIERUNG UND VEREINHEITLICHUNG DER PROZESSE
Eine der wichtigsten Funktionen einer HRIS Software ist die Automatisierung von besonders zeitraubenden Aufgaben mit geringem Mehrwert, beispielsweise Neueingabe von Urlaubstagen, Berechnung der variablen Lohnabrechnungsposten, Erinnerung der Manager an bevorstehende Arzttermine usw.
Die Automatisierung der Aufgaben geht mit der Zentralisierung von Daten und der Vereinfachung ihrer Aktualisierungen einher.
Mit einer HRIS Software müssen Sie nicht mehr mit mehreren Excel©-Dateien jonglieren. Alle Informationen werden in einer einzigen Datenbank zentralisiert, die alle Ihre Module unterstützt.
Die Einrichtung einer HRIS Software ist ebenfalls eine gute Gelegenheit, die verschiedenen HR-Prozesse zu vereinheitlichen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass bei Ihren Mitarbeitern Frust aufkommt, weil sie je nach Abteilung oder Einrichtung anders verwaltet werden.
EINE HR-SOFTWARE, DIE DIE DATEN SICHERT UND DIE KONFORMITÄT DER PROZESSE GEWÄHRLEISTET
Mit der Digitalisierung des Personalwesens gewährleisten Sie eine optimale Sicherung von Daten und HR-Praktiken.
Natürlich kann die absolute Zuverlässigkeit der Personaldaten im System nicht garantiert werden, da diese teilweise manuell eingegeben werden und menschliche Fehler möglich sind.
Durch die Automatisierung und Zentralisierung der Daten können jedoch zahlreiche Neueingaben vermieden werden, wodurch das Fehlerrisiko weitgehend ausgeschlossen ist.
Mittels verschiedener Warnungen des HRIS-Systems in Bezug auf das Arbeitsrecht bekommen Sie täglich Unterstützung zu den rechtlichen Aspekten Ihrer Personalverwaltung.
Mit der HRIS Software von Kelio können bestimmte Dateneingaben blockiert werden, um Arbeitszeiten, die mit den geltenden Vorschriften inkompatibel sind, nicht einplanen zu können.
Ein anderes Beispiel: Kelio Software kann automatische Hinweise zur Durchführung von obligatorischen Vorsorgeuntersuchungen für die betroffenen Mitarbeiter liefern.
HRIS ZUR STEUERUNG IHRER HR-STRATEGIE MITHILFE VON ANALYSEN UND INDIKATOREN
Mit einer HRIS Software haben Sie Zugang zu einer Personaldaten-Bibliothek. Dank zuverlässiger und präziser Indikatoren können Sie mit wenigen Klicks HR-Tabellen erstellen, um Ihre HR-Politik zu optimieren und zu steuern.
Der Bedarf an Daten zur HR-Steuerung spielt eine tragende Rolle: Vergütungspolitik, Fehlzeiten, Optimierung der Planung interner Ressourcen, Verwaltung von Stellen und Kompetenzen usw.
Mit diesen zuverlässigen und einfach zu aktualisierenden Indikatoren sind Sie in der Lage, einen klaren Überblick über Ihre Situation zu bekommen und eine HR-Strategie zu entwickeln, die zum Erfolg und zur dauerhaften Sicherung Ihrer Geschäftstätigkeit beitragen wird.
EINE PERSONALVERWALTUNGSLÖSUNG ZUR VEREINFACHUNG DER EMPLOYEE EXPERIENCE
HRIS Software trägt zur Verbesserung der internen Employee Experience mithilfe von folgenden Methoden bei:
- Vereinfachung der HR-Prozesse mit oder ohne Genehmigung (Workflows)
- Verteilung der HR-Entscheidungen auf die verantwortlichen Manager
- Stärkung des Verantwortungsgefühls der Mitarbeiter. Sie können eigenständig ihre Salden abrufen, ihre Mitarbeiterinformationen aktualisieren oder auch Anträge auf Urlaub, Konto-Übertragungen usw. durchführen.
- Bereitstellung eines HR-Portals, das ergonomisch und für alle einfach in der Handhabung ist
Mit einer HRIS Software wird die HR-Verwaltung für alle Mitarbeiter erleichtert, sodass sie sich auf ihre Tätigkeiten mit Mehrwert konzentrieren können. Eine effiziente HRIS Software trägt zum positiven Unternehmensimage, zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz und letztendlich auch zur Bindung der Talente bei.
EIN HR-VERWALTUNGSTOOL ZUR FÖRDERUNG DES ARBEITGEBERIMAGE
In der Welt der HRIS-Module gibt es eine bemerkenswerte Funktion, die sich als äußerst vorteilhaft für das Arbeitgeberimage erweist: die Anerkennung der Mitarbeiter. Diese Anerkennung ist von entscheidender Bedeutung für die langfristige Bindung von Talenten und kann sowohl persönliche als auch berufliche Aspekte umfassen. Hierzu zählt beispielsweise die Wertschätzung von persönlichen oder beruflichen Jubiläen der Mitarbeiter im Unternehmen. Durch die Einrichtung von Benachrichtigungen für das HR-Team behalten Personalmanager diese besonderen Tage im Auge und können kleine Aufmerksamkeiten oder Anerkennungen vorbereiten.
Was sind die Anforderungen einer HRIS Software?
Eine HRIS Software ist von Natur aus eine kollaborative Anwendung, die unterschiedliche Vorteile je nach Status und Berechtigungsprofil der Benutzer bietet. Einige konkrete Beispiele für die Vorteile der HRIS-Software je nach Benutzer:
Für die Mitarbeiter:
- Autonome Abfrage der eigenen HR-Daten (Urlaubssaldo, Zeitkonto, die letzten Stempelungen, Überstunden...) und Aktualisierung der Personaldaten über ein HR-Mitarbeiterportal
- Ausführung von HR-Schritten: Urlaubsanträge, Konto-Übertragungen, Änderung der Telearbeitstage...
- Zugang zur internen Information über das eigene HR-Portal (z.B. eigene Dokumente und Zeitpläne organisieren und strukturieren)
Für die Manager:
- Benachrichtigung und Genehmigung von Mitarbeiteranträgen: Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Remote-Arbeitsanfragen…
- Echtzeit-Anzeige der Zeitpläne des eigenen Teams
- Warnungen über Abweichungen oder zu erledigende Aufgaben: ungeplante Abwesenheiten, Erinnerungen an bevorstehende Arzttermine, wichtige Fristen (Vertragsende, Ende der Probezeit…) usw.
- Hilfe bei der Erstellung komplexer Zeitpläne
Für die HR-Verwalter:
- Zugang zu gesicherten zentralisierten und aktualisierten HR-Informationen. Möglichkeit des Fernzugriffs dank Cloud-Lösungen für HRIS. Zugriff auf Berichte, die die Steuerung der HR-Strategie ermöglichen
- Warnungen und Benachrichtigungen im Falle von Abweichungen: Berechnung außerplanmäßiger Arbeitszeiten, Überschreitung der zulässigen Wochenarbeitszeit, ...
- Dezentralisierung von bestimmten Aufgaben auf die Manager
- Zuverlässiger Export von variablen Lohnabrechnungsposten in wenigen Klicks
- Unterstützung mittels automatischer Aktualisierungen, Warnungen usw. zur Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen
An welche Unternehmen richten sich die Personalverwaltungslösungen?
HRIS-Lösungen sind parametrierbar und können deshalb an alle Typen von Organisationen angepasst werden: private Unternehmen, öffentliche Behörden, Vereine...
Aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit richtet sich die HRIS Software an Organisationen jeder Größe, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu internationalen Gruppen.
Die Komplexität von einigen Tarifverträgen bzw. von bestimmten Organisationen (Saisonarbeitszeiten, Nachtarbeit, große Zeitspannen...) macht den Erwerb einer HRIS Software für jede Unternehmensgröße sinnvoll.
Was ist bei der Wahl der geeigneten HRIS Software zu beachten?
Die Wahl und die Einrichtung einer HRIS Software kann man nicht aus dem Boden stampfen. Sie soll Ihren Erwartungen und Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Um diese zu definieren, könnte man in 3 Schritten vorgehen:
SCHRITT 1: WIE MACHT MAN EINE BESTANDSAUFNAHME DER INTERNEN HR-PROZESSE?
Die Bestandsaufnahme der gesamten Verwaltungsprozesse zu machen ist ein langwieriger, aber unabdingbarer Schritt.
Erstellen Sie für jedes große Thema wie Einstellung, administrative Verwaltung des Personals, Urlaubsverwaltung... , ein Verzeichnis der aktuellen Praktiken, die in Ihrer Organisation gelten:
- Wer oder welches Ereignis löst einen HR-Prozess aus?
- Wer ist für die Durchführung, Kontrolle oder Genehmigung zuständig?
- Was sind die Bearbeitungsfristen?
- Welche Mittel zur Wiedergabe gibt es?
- Usw.
SCHRITT 2: WIE ERARBEITET MAN EIN HRIS-LEISTUNGSVERZEICHNIS?
Definieren Sie genau Ihre Erwartungen, wobei Sie von Ihrer Bestandsaufnahme ausgehen. Sie können eine oder mehrere Arbeitsgruppen ins Leben rufen, die für die Erstellung des Leistungsverzeichnisses Ihrer zukünftigen HRIS Software zuständig sind.
In dieser Phase können Sie beispielsweise wie folgt vorgehen:
- Prozesse zusammenfassen und dann nach ihrem Thema, ihrer Häufigkeit, ihrer Bedeutung oder nach jedem anderen Kriterium, das in Ihrer Organisation relevant zu sein scheint, aufteilen.
- Den Ablauf von allen Prozessen präzise detaillieren und alle Stärken und Schwächen von jedem von ihnen sowie ihre gesetzlichen und/oder organisatorischen Einschränkungen bestimmen.
- Eine Liste mit Ihren Erwartungen und Ihren gewünschten Verbesserungen bei der Verwendung der HRIS Software erstellen. Beachten Sie, dass in dieser Phase alle Mitarbeiter einbezogen werden können. Dadurch wird nicht nur das Engagement gestärkt, sondern auch die Möglichkeit geboten, bestimmte Verbesserungen in Erwägung zu ziehen, die nur die Mitarbeiter vor Ort kennen können.
- Ihre Erwartungen hierarchisieren: unabdingbare, wichtige, fakultative Funktionen. Die Priorisierungsphase ist notwendig, um die Kernbedürfnisse Ihres Unternehmens im Auge zu behalten und sich nicht von den „Wow“-Funktionen, die möglicherweise optional sind, überwältigen zu lassen.
SCHRITT 3: WIE FÜHRT MAN EINE AUSSCHREIBUNG FÜR HRIS DURCH?
Nach der Erarbeitung Ihres HRIS-Leistungsverzeichnisses werden Sie in der Lage sein, die Hauptfunktionen zu bestimmen, die für das einwandfreie Funktionieren Ihrer HRIS-Lösung unerlässlich sind.
Damit werden Sie unter den zahlreichen Marktakteuren eine erste Selektion machen können. Wir empfehlen, fürs Erste zwischen 3 und 5 Anbieter anzuvisieren, bei denen Sie einen Kostenvoranschlag und/oder eine Demonstration anfordern.
Über die erwarteten HRIS-Funktionen hinaus können Sie die Marktakteure nach einer ganzen Reihe von Kriterien bewerten:
- Unternehmensalter
- Kundenmeinung
- finanzielle Gesundheit
- Anzahl der installierten Clients usw.
Mit diesem Schritt werden Sie die ursprüngliche Auswahl verfeinern bzw. die richtige Auswahl treffen können. Wenn nicht, konzentrieren Sie sich auf die Details und den angebotenen Kundenservice.
Das Unternehmen Kelio ist seit über 35 Jahren auf dem Markt und setzt bewährte Verteilungsprozesse ein, die auf seiner bei Tausenden von Kunden gesammelten Erfahrung beruhen.
Wie setzt man HRIS in seinem Unternehmen ein?
Die Verteilung einer HRIS Software erfordert Zeit und Vorbereitung. Denn das Installieren eines HR-Portals allein bewirkt keine Wunder.
Vor der Einführung sollten Sie die Übernahme und die Integration von Personaldaten wie Personalakten, Stunden- und Urlaubskonten, Daten zur Lohnabrechnung usw. planen.
Im Idealfall ist es besser, zwei Teams zu bilden:
- Ein Team mit HR- und IT-Managern, die sich mithilfe von Beratern des Software-Herausgebers vollständig der Parametrierung und der Verteilung der HRIS-Lösung widmen.
- Ein zweites Team mit Freiwilligen, die als Testmitarbeiter vor der finalen Verteilung fungieren. Auf diese Weise können Sie die Eindrücke über die Verwendung der HRIS Software sammeln und feststellen, was bereits funktioniert und was noch verbessert werden muss.
Parallel zur Parametrierung sind Test- und Abnahmephasen entscheidend, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Ergebnisse den erwarteten entsprechen.
Wie viel Zeit nimmt die Einrichtung einer HRIS Software in Anspruch?
Die Installationsdauer einer HRIS Software variiert je nach der Komplexität der Organisation, der Datenhistorie, die wieder zu integrieren sind, oder der Anzahl der Software-Module, die verteilt werden sollen.
Key Account-Projekte können sich über mehrere Jahre hinziehen, während ein einfaches Buchungsterminal in weniger als einer Stunde installiert und parametriert werden kann. Dennoch dauert ein Projekt im Durchschnitt 3 bis 6 Monate.
Was sollte vor der Implementierung einer HRIS Software beachten werden?
Die Implementierung einer HRIS Software erfordert sorgfältige Planung und Überlegungen. Vor dem Start sollten Unternehmen ihre bestehenden HR-Prozesse gründlich analysieren, klare Ziele für die Implementierung setzen und sicherstellen, dass die Software die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt:
- Die Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
- Die Datenmigration von bestehenden Systemen erfordert Genauigkeit und Sorgfalt.
- Die Auswahl eines zuverlässigen Anbieters und ein klarer Implementierungsplan sind von entscheidender Bedeutung.
Durch diese Vorbereitungen können Unternehmen sicherstellen, dass die HRIS Software effektiv und erfolgreich in ihren Arbeitsablauf integriert wird.
Wie gelingt eine reibungslose Integration beim Einsatz von Personalverwaltungssoftware?
Eine HRIS- oder Zeiterfassungssoftware ist die einzige Software, die von allen Mitarbeitern einer Organisation verwendet wird.
Bei jeder Änderung der HR-Software, auch wenn sie positiv ist, können sich manche Mitarbeiter damit schwertun.
Es ist daher ausschlaggebend, dass dieser Wechsel mit bestimmten weiteren Aktionen einhergeht:
- Interne Kommunikation bezüglich der Gründe dieser Änderung und der Vorteile, die die Mitarbeiter daraus ziehen werden: mehr Autonomie (Abfrage der Salden, Urlaubsanträge...), mehr Transparenz (Beispiel: in der Berücksichtigung ihrer Anwesenheit), mehr Gleichheit (gleiche Behandlung unabhängig von der Abteilung)
- Schulungen für die HR-Manager und die Hauptbenutzer der HR-Lösung (Planer, operative Manager…)
- Betreuung von Mitarbeitern, die Gebrauch davon machen: Erstellung eines Leitfadens für den Einstieg in die HRIS Software, Ernennung von Mitarbeitern als Referenten, die die Rolle der Botschafter gegenüber ihren Kollegen übernehmen,...
Kann eine HRIS-Lösung mehrere Standorte oder mehrere Länder betreffen?
Die HRIS Software von Kelio ist in 17 Sprachen übersetzt und bietet identische Bildschirme. Dies ermöglicht eine Verteilung in verschiedenen Ländern, an verschiedenen Standorten, um die HR-Praktiken in einer Firmengruppe anzugleichen.
Was ist der ROI einer HRIS Software?
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) einer HRIS Software kann man nur schwer verallgemeinern. Er hängt in erster Linie vom Ausgangsstatus des Unternehmens in Bezug auf die Digitalisierung des Personalwesens ab:
- Vorbestehende Prozesse zu 100% in Papierform?
- Bereits einige digitalisierte HR-Schritte?
Des Weiteren ist es schwierig, für jeden Vorteil, der aus einer HRIS Software gezogen wurde, eine finanzielle Äquivalenz zu erhalten:
- Wie bewertet man beispielsweise die Modernisierung des Unternehmensimage oder die Vermeidung von Lohnabrechnungsfehlern?
Die am häufigsten festgestellten Elemente sind aber die Zeitersparnis und die Kostenersparnis bei HR-Verwaltungsaufgaben.
