Workforce management

Innovative Technologien für Workforce Management

Die Welt des Workforce Managements bietet eine Fülle von Technologien und Softwarelösungen, die Unternehmen in vielfältiger Weise unterstützen können. Hier werfen wir einen Blick auf einige der fortschrittlichen Möglichkeiten, die zur Verfügung stehen, um die Personalplanung und Zeiterfassung zu optimieren:

• Predictive Analytics: Moderne WFM-Systeme nutzen fortschrittliche Analytik, um zukünftige Personalbedarfe vorherzusagen und eine präzise Planung zu ermöglichen.
• Mobile Anwendungen: Mitarbeiter und Manager können flexible auf Zeitdaten zugreifen, Zeiterfassungen vornehmen und Arbeitspläne überall und jederzeit verwalten.
• Automatisierte Zeitbuchungen: Automatisierte Systeme erfassen Arbeitszeiten nahtlos, reduzieren den Verwaltungsaufwand und minimieren menschliche Fehler.
• Selbstbedienungsfunktionen: Mitarbeiter können selbstständig Urlaub beantragen, Überstunden registrieren und individuelle Zeitsalden über Mitarbeiterportale verwalten.
• Schichtplanungsoptimierung: Moderne WFM-Tools bieten intelligente Schichtplanung, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig Mitarbeiterpräferenzen zu berücksichtigen.
• Compliance und Gesetzgebung: Die Software hilft, rechtliche Bestimmungen einzuhalten und sorgt dafür, dass Arbeitszeiten und Ruhezeiten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Diese innovativen Technologien sind oft Teil integrierter Software-Suiten, die über die reine Zeit- und Betriebsdatenerfassung hinausgehen. Sie umfassen auch Funktionen für die Personalverwaltung, das Einstellungsmanagement, die Fortbildung, Kostenabrechnung, Talentmanagement und HR-Dokumentenverwaltung.

Für welche Unternehmen eignet sich Workforce Management?

Workforce Management (WFM) ist eine vielseitige Lösung, die Unternehmen jeder Größe und Branche dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten. Egal, ob es sich um private oder öffentliche Unternehmen, kleine Betriebe, multinationale Konzerne oder Verbände handelt - sie alle profitieren von einer optimierten Arbeitszeiterfassung und -verwaltung. Ein erfolgreiches WFM trägt wesentlich zur Steigerung der Teamleistung, zur Effizienzsteigerung und zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit bei. Unternehmen sind heute verpflichtet, die Anwesenheit zu dokumentieren. Über den Aspekt der „Arbeitszeitkontrolle“ hinaus ist der Analyseüberblick der pro Auftrag aufgewendeten Zeit - insbesondere in Bezug auf Rentabilität oder Rechnungsstellung für die nachstehenden Unternehmen besonders sinnvoll:

• Industrie,
• Beratungsunternehmen, unabhängig vom Sektor,
• Planungsbüros,
• Personenbezogene Dienstleistungen,

Wer nutzt Lösungen für die Arbeitszeit- und Auftragserfassung?

Die Zeiterfassung ist für alle Mitarbeiter eines Unternehmens von Bedeutung, unabhängig von ihrer Verantwortungsebene. Mitarbeiter interagieren mit Zeiterfassungssystemen, um:

• Ein- und Ausstempeln oder Nachtragen von Arbeitszeiten,
• Melden des Zeitaufwands verschiedener Projekte,
• Abrufen ihrer Zeitpläne,
• Stellen von Urlaubsanträge oder Melden von Abwesenheit,
• Einsehen von Konten, Personalakten oder andere von der Personalabteilung bereitgestellten Dokumente,
• Übertragen von Salden und Durchführung anderer HR-Prozesse.

Mitarbeiter greifen über ein HR-Portal auf das System zur Zeit- und Auftragserfassung zu, auch als HR-Self-Service oder Mitarbeiterportal bekannt. Diese Software ist über PC, Smartphone, Tablet oder andere digitale Endgeräte zugänglich, um maximale Mobilität zu bieten.

Vorgesetzte nutzen Zeiterfassungstools, um:

• An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu überwachen,
• Arbeitspläne zu erstellen,
• Betriebsdaten zu überwachen,
• Urlaubsanträge unter Verwendung einer Gruppenübersicht über die Einsatzpläne ihrer Teams zu bestätigen,
• auf Abweichungen wie verspätetes Einbuchen, ungeplante Abwesenheit, Überstundenkontingent in einem bestimmten Zeitraum usw. zu reagieren.

Die Arbeit der Personalabteilung und Geschäftsführung wird durch Betriebsdaten- und Zeiterfassungssysteme deutlich erleichtert, insbesondere durch:

• Überwachung der Arbeitszeiten auf Unternehmensebene,
• Durchführung von Analysen und Kontrollen der Rentabilität,
• Berechnung von Urlaubsansprüchen, Prämien und individuellen Zeitkonten,
• Durchführung der Gehaltsabrechnung.

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Wie lässt sich ein effizientes und nützliches Zeiterfassungssystem implementieren?

Für die erfolgreiche Implementierung eines Workforce Management-Systems sind mehrere Schritte erforderlich, die nicht vernachlässigt werden dürfen, um die Vorteile einer Zeiterfassungslösung voll und ganz ausschöpfen zu können.

SCHRITT 1 NEHMEN SIE SICH ZEIT, UM IHRE ANFORDERUNGEN ZU FORMULIEREN.

Bevor Sie nach einem geeigneten Anbieter suchen, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt, sollten Sie sich unbedingt fragen, welche Anforderungen und Erwartungen Sie an ein Zeitverwaltungssystem haben. Hier sind einige Fragen, die Ihnen dabei helfen können:

• Wer sind die Nutzer des Zeiterfassungssystems? Welche Funktion haben sie? Welche Aufgaben müssen sie erledigen?
• Wie sind die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen organisiert? Gibt es unterschiedliche Profile und Arbeitszeiten? Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehreren Tarifanbindungen?
• Wie können Sie dieses System in bestehende Software und Abläufe integrieren?
• Verfügen Sie intern über die Kompetenzen und Kenntnisse, die zur Umsetzung und Überwachung des Projekts erforderlich sind?
• Welche Funktionen sind für Sie von besonders wichtig?
• Welche Vorteile erwarten Sie in Bezug auf Zeitaufwand, Kosten, Arbeitsbedingungen, Gerechtigkeit, usw.

Diese Phase der Überlegung hilft Ihnen dabei, ein erstes konkretes Leistungsverzeichnis zu erstellen. Vergessen Sie nicht, mögliche Hindernisse und Risiken Ihres Projektes zu aufzulisten, einschließlich sensibler oder riskanter Punkte, die die Implementierung des WFM-Projekts beeinträchtigen können, wie beispielsweise Unkenntnis der Arbeitszeitregelungen in Betriebsvereinbarungen.

SCHRITT 2 AUSSTATTUNG MIT EINEM MASSGESCHNEIDERTEN, SKALIERBAREN UND EFFIZIENTEN SYSTEM

Viele Unternehmen übersehen oft die Wichtigkeit dieses Schrittes und landen bei einem Anbieter und einem Tool, die nicht den gewünschten Leistungsumfang oder ihren Erwartungen entsprechen.

Erkundigen Sie sich bei den Anbietern nach der Leistungsfähigkeit ihres Systems und den Einsatzmöglichkeiten im Alltag. Fragen Sie nach einer Vorführung mit konkreten Fallbeispielen, die Ihre speziellen Gegebenheiten widerspiegeln.

Unsere Teams präsentieren Ihnen unsere Lösungen in persönlichen Vorführungen und beantworten gerne alle Ihre Fragen. Nehmen Sie sich die Zeit, sich über die Teams und die angebotenen Leistungen des/der Anbieter(s).

Obwohl die technischen Eigenschaften der Zeiterfassungssoftware wichtige Entscheidungsmerkmale sind, gibt es weitere Aspekte, die bei Ihrer Wahl berücksichtigt werden sollten. Ein System, selbst wenn es noch so effektiv ist, wird wertlos, wenn der Support nicht in der Lage ist, Sie optimal zu begleiten. Daher sollten Sie sich die Teams genau prüfen, die Sie bei der Nutzung Ihrer Software begleiten werden. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit, die verwendeten Kommunikationskanäle, die Kundenzufriedenheit, aber auch die verschiedenen Serviceleistungen, die in Ihrem Abonnement enthalten sind (Support, Updates, Hilfesystem usw.).

SCHRITT 3 NEHMEN SIE SICH DIE ZEIT UND STELLEN SIE DIE FÜR DIE EINRICHTUNG IHRES TOOLS ERFORDERLICHEN RESSOURCEN BEREIT.

Die Installation und Konfiguration Ihrer Zeiterfassungssoftware sind umfangreich, und Ihr HR-Team steht möglicherweise vor einer großen Herausforderung. Sie ist jedoch der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz Ihres Zeiterfassungsprogramms. Es ist wichtig, dass der Softwarehersteller Sie in dieser für Ihren Investitionserfolg entscheidenden Phase optimal unterstützt.

Wir unterstützen Unternehmen seit 1987 mit praxiserprobten Verfahren. Wir stellen sicher, dass die Konfiguration Ihres Systems in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Ihren Betriebsvereinbarungen erfolgt. Anschließend führen wir Tests durch, um zu prüfen, ob die erzielten Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Abschließend schulen wir Sie im Umgang mit den Tools, damit Sie bei der täglichen Arbeit mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem sicher alleine zurechtkommen.

SCHRITT 4 DIE MITARBEITER BEI DER NUTZUNG DES WFM-TOOLS UNTERSTÜTZEN UND ENTSPRECHEND AUFKLÄREN.

Es ist wichtig, dass Ihre HR-Teams das Projekt unterstützen und es innerbetrieblich fördern und bekannt machen, damit es von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens akzeptiert und integriert wird. Einige bewährte Verfahren, um Ihre Mitarbeiter für Ihr Zeit- und Tätigkeitserfassungssystem zu gewinnen:

• Ernennen Sie einen WFM-Projektleiter,
• Starten Sie einen Change-Management-Prozess für Mitarbeitende,
• Organisieren Sie Vorführungen zur neuen Zeiterfassungslösung,
• Stellen Sie Mitarbeiter als Botschafter ein, die zuvor die entsprechenden Abläufe getestet haben und ihre Kollegen und Kolleginnen anleiten können.
• Stärken Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedeutung des Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystems und die unmittelbaren Vorteile für sie: autonome Arbeitszeitabfrage, beschleunigte Validierung, Transparenz, usw.
• Richten Sie einen F&A-Bereich ein, der sich mit der Implementierung des Zeiterfassungssystems beschäftigt.

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