Personalakte: Effizientes Management Ihrer Mitarbeiterdokumente

Welche Dokumente sollten in einer Personalakte enthalten sein?

Die Personalakte ist ein wichtiges Instrument, welches nicht nur der effizienten Verwaltung von Mitarbeiterdaten dient, sondern auch Grundlage für wichtige Entscheidungen im Personalmanagement bietet. Gleichzeitig ist der Anspruch, ein objektives Bild des Mitarbeitenden zu vermitteln. Daher gibt es eine Reihe wichtiger Informationen, die in einer Personalakte enthalten sein müssen.

Zu den notwendigen Informationen gehören:

• Persönliche Daten: Name, Anschrift, Kontaktinformationen
• Lebenslauf: Schulische und berufliche Laufbahn, Berufserfahrung, Qualifikationen, Fähigkeiten
• Zeugnisse: Schulabschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Weiterbildungszeugnisse
• Medizinische Daten: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ggf. Arbeitsunfälle
• Führerscheine, die für die Ausführung der Tätigkeit erforderlich sind
• Arbeitsvertrag
• Gehalt: Aktuelle Vergütung, Gehaltsveränderungen
• Beurteilungen: Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen
• Urlaubs- und Fehlzeiten
• Vereinbarungen zur Elternzeit

Wer hat Zugriff auf die Personalakten?

Aufgrund der hohen Datensensibilität dürfen lediglich autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte erhalten. In der Regel sind Verantwortliche des Personalmanagement zur Einsicht befugt. Bei Bedarf und zur Erfüllung der Verantwortlichkeiten darf die Personalakte vom Betriebsrat oder Mitarbeitenden (z.B. für Lohnabrechnung) angefordert werden.

Insbesondere der Mitarbeitende selbst hat, gemäß §83 des Betriebsverfassungsgesetztes, das Recht auf die eigene Personalakte zuzugreifen und die Richtigkeit der enthaltenen Informationen sicherzustellen.

Warum ist die Verwaltung von Personalakten wichtig?

Die effiziente Verwaltung von Personalakten ist notwendig, um rechtlichen Anforderungen leicht gerecht zu werden und einen Beitrag zur Mitarbeiterentwicklung sowie -führung zu leisten.

Rechtliche Anforderungen und Datenschutz

Verantwortliche des Personalmanagements müssen bei der effizienten Verwaltung von Personalakten verschiedenen rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrV), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind unbedingt zu berücksichtigen. Darin ist das Recht auf Einsicht und Schutz der personenbezogenen Daten geregelt. Somit ist die Personalakte ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-Maßnahmen eines Unternehmens.

Beitrag zur Mitarbeiterentwicklung und -führung

Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen leistet die Personalakte einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterentwicklung und -führung. Mit der effizienten Verwaltung von Mitarbeiterdaten können Mitarbeiter effektiv weiterentwickelt und geführt werden.

Die kontinuierliche Dokumentation der Leistungen und Beurteilungen eines Mitarbeitenden ist eine zentrale Funktion der Personalakte. Weiterbildungen, Schulungen und Qualifikationen werden systematisch erfasst. Somit können Stärken und Schwächen erkannt werden, um gezielte Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten. Das erhöht die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung.

Zudem können Zielvereinbarungen, Leistungsgespräche und Entwicklungsgespräche in der Personalakte festgehalten werden. Darauf können Führungskräfte zurückgreifen, um Mitarbeitende individuell zu führen und zu fördern.

Zur effizienten Verwaltung der Mitarbeitenden ist auch die Dokumentation von Urlaubs- und Fehlzeiten in der Personalakte möglich. Verantwortliche des Personalmanagements können auf diese Daten zurückgreifen. Dadurch wird die langfristige Planung von Arbeitsaufwand und Ressourcen ermöglicht. Somit können Engpässe vermieden werden.

Wie organisiert man Personalakten effektiv?

Die effektive Organisation von Personalakten ist mit verschiedenen Methoden möglich. Wichtig ist, dass die gewählte Methode hinsichtlich der Struktur konsequent eingehalten wird. Zudem ist die Orientierung an bewährten Praktiken hilfreich, um Personalakten effektiv zu organisieren.

Digitale vs. physische Aktenführung

Personalakten können sowohl physisch als auch digital organisiert werden. Die physische Aktenführung ist eine traditionelle Methode, die bereits lange in Unternehmen genutzt wird. Diese Methode erfordert physischen Speicherplatz für die Aufbewahrung der Akten. Der Zugriff auf bestimmte Informationen kommt mit einem hohen Zeitaufwand einher, da die Suche manuell erfolgt. Zudem sind physische Personalakten anfällig für Verlust, Beschädigung oder Diebstahl.

Mit digitalen Personalakten können die Nachteile einer physischen Aktenführung vermieden werden. Personalakten können digital effizient verwaltet werden. Durch die digitale Aufbewahrung der Akten entfällt der physische Speicherplatz. Mit einem effektiven Backup-System wird die Anfälligkeit für Verlust, Beschädigung oder Diebstahl reduziert. Zudem wird die Sicherheit durch Verschlüsselungen und Zugriffssteuerungen stark verbessert. Somit werden datenschutzrechtliche Vorgaben einfach eingehalten und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden gewährleistet. Mit Filter- und Suchoptionen können gesuchte Informationen schnell und ortsunabhängig gefunden werden.

Best Practices für die Ablage und Aufbewahrung

Die richtige Ablage sowie Aufbewahrung von Personalakten sind entscheidend, um diese effektiv zu organisieren. Dafür sind bewährte Praktiken und Methoden erforderlich:

• Klare Strukturierung: Eine klare Strukturierung erleichtert die Navigation und den Zugriff auf Informationen bei gleichzeitiger Reduzierung des Zeitaufwandes.
• Verwendung von Kategorien: Durch die Verwendung von Kategorien (z.B Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge o.ä.) sind die Personalakten übersichtlich und ordentlich strukturiert.
• Einheitliche Benennung: Die Benennung der Dateien sollte einem einheitlichen Schema folgen. Dateien können so leicht aufgefunden werden.
• Backups und Archivierung: Die regelmäßige Sicherung und Archivierung ist wichtig, um Datenverluste zu vermeiden.
• Sicherheitsmaßnahmen: Der Zugriff auf die sensiblen Daten sollte lediglich autorisierten Mitarbeitern vorbehalten sein. So werden datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten, während das Vertrauen und die Integrität gewährleistet werden.

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Eine Personalakte muss mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Basis dafür ist die Verjährungsfrist gemäß §195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Zu beachten ist, dass die Verjährungsfrist erst ab dem 31. Dezember des Endjahres des Arbeitsvertrages beginnt. Trotzdem wird empfohlen, Personalakten mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss die Personalakte aus Datenschutzgründen vernichtet werden.

Was passiert mit der Personalakte, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, wird die Personalakte in der Regel archiviert. Der Zugriff auf die Akte muss gewährleistet sein, falls Informationen benötigt werden. Dabei sind Bestimmungen zum Datenschutz und der Aufbewahrungspflicht zu beachten.

Nach Ablauf der Frist ist die Akte zu vernichten – sofern keine weiteren rechtlichen Gründe zur Aufbewahrung bestehen.

Datenschutz und Personalakten: Was muss man beachten?

Bei Personalakten handelt es sich um höchst vertrauliche Daten über die Mitarbeitenden. Dementsprechend greifen hier die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Mit Sicherheitsmaßnahmen, wie zum Beispiel Zugriffsrechten, können diese leicht eingehalten werden.

DSGVO und Mitarbeiterdaten

Für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Mitarbeiterdaten sind die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Demzufolge ist die Einwilligung des Mitarbeitenden zur Verarbeitung der persönlichen Daten einzuholen. Die Sicherheit der Daten muss durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden.

Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen

Aufgrund der Sensibilität der Daten dürfen lediglich autorisierte Mitarbeitende Einsicht in die Personalakte erhalten. Autorisierte Mitarbeitende sind zum Beispiel Verantwortliche des Personalmanagements oder des Betriebsrates. Dafür sind unbedingt Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz oder Verschlüsselungen zu implementieren.

Können Mitarbeiter Einsicht in ihre eigene Personalakte verlangen?

Ja, Mitarbeitende haben sogar das Recht, gemäß §83 des Betriebsverfassungsgesetzes, auf Einsicht in ihre eigene Personalakte, um die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.

Häufige Fehler im Umgang mit Personalakten und wie man sie vermeidet

Zu den häufigsten Fehlern im Umgang mit Personalakten gehören einerseits die Überladung mit irrelevanten Informationen und andererseits die fehlende Aktualisierung sowie Pflege der Daten.

Überladung mit irrelevanten Informationen

Wenn eine Personalakte mit irrelevanten Informationen überladen ist, kann sie ihren Zweck nicht mehr erfüllen. Deshalb ist es wichtig, dass diese lediglich Informationen enthält, die das Arbeitsverhältnis direkt betreffen. Welche Informationen relevant sind, sollte im Vorhinein klar definiert werden. Dabei ist zu beachten, dass ein objektives Bild über die Leistung der Mitarbeitenden vermittelt wird.

Fehlende Aktualisierungen und Pflege

Auch die fehlende Aktualisierung und Pflege ist ein häufiger Fehler im Umgang mit Personalakte. Mit festen Strukturen zur Datenaktualisierung und -pflege ist dies zu vermeiden. Änderungen vom Gehalt oder anderen beschäftigungsrelevanten Inhalten sind umgehend in der Personalakte zu dokumentieren. Genauso sind auch Weiterbildungsmaßnahmen oder Leistungsbeurteilungen festzuhalten. Wichtig ist, dass die Personalakte nicht nur ein objektives, sondern auch ein aktuelles sowie genaues Bild des Mitarbeitenden vermittelt.

Nutzen Sie Softwarelösungen wie Kelio für die Verwaltung von Personalakten

Mit Softwarelösungen, wie zum Beispiel einer Personalverwaltungssoftware, sind alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie Best Practices einfach zu erfüllen. Die Kelio Personalverwaltungssoftware ermöglicht die einheitliche und sichere Datenarchivierung. Durch die zentrale Aufbewahrung aller Mitarbeiterdaten wird der Zugriff und die Aktualisierung vereinfacht. Zudem überwacht das System fortlaufend alle Daten und benachrichtigt automatisch über relevante Aktualisierungen oder Vorsorgeuntersuchungen.

Die intuitive Benutzeroberfläche gewährleistet die reibungslose Navigation und Nutzung der Software. HR-Verantwortliche können sich so leicht zurechtfinden und alle Funktionen problemlos nutzen.