Onboarding 2025: So integrieren Sie neue Mitarbeitende erfolgreich

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Die ultimative Onboarding-Checkliste

Zusammengefasst kommt es beim Onboarding auf vier wesentliche Phasen an, um Kosten zu senken und die langfristige Bindung zu gewährleisten.

1. Preboarding: Vor dem ersten Arbeitstag

• Bereitstellung digitale Willkommenspakete bestehend aus wichtigen Dokumenten, Gebäudeplänen und ersten Lerninhalten
• Vorbereitung der Technik und die Einrichtung von Zugangsdaten
• Versand erster Einladungen zu Meetings und Schulungen
• Zuweisung eines Mentors für das fachliche, soziale und kulturelle Onboarding

2. Preboarding: Vor dem ersten Arbeitstag

• Herzliche Begrüßung durch die Führungskraft und das Team für einen guten ersten Eindruck
• Persönliche oder digitale Vorstellung im Team
• Rundgang durch die Büroräume und/ oder virtuelle Orientierung
• Klärung der Erwartungen und Ziele für einen strukturierten Einstieg
• Zuweisung erster realistischer Aufgaben
• Willkommensgeschenk, um die Identifikation mit dem Unternehmen zu fördern

3. Die ersten Wochen

• Bereitstellung von Schulungen und E-Learning-Inhalte zur schnellen und zielgerichteten Wissensvermittlung (fachliches Onboarding)
• Regelmäßige Feedbackgespräche zum Erwartungsabgleich und zur Verbesserung der Arbeitsleistung
• Unterstützung der sozialen Integration

4. Die ersten 90 Tage

• Frühzeitige Besprechung der Karriereperspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten
• Durchführung einer Erfolgskontrolle des Onboardings mit HR-Analytics
• Kulturelle Integration durch eine erlebbare Unternehmenskultur

Doch warum ist ein strukturiertes Onboarding heute wichtiger denn je? Neben steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden spielen auch neue Arbeitsformen wie Remote- und Hybridarbeit eine entscheidende Rolle.

Warum ist ein effektives Onboarding 2025 wichtiger denn je?

Aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels sind Unternehmen darauf angewiesen fähige Mitarbeitende langfristig zu binden. Diese langfristige Bindung beginnt schon beim Onboarding.

Umso wichtiger ist ein effektives Onboarding in Verbindung mit einem strukturierten Preboarding, um die Produktivität des Unternehmens langfristig zu steigern und die Kosten für die Suche nach fähigem Personal einzusparen.

Die steigenden Erwartungen der Arbeitnehmenden

Mit dem Fachkräftemangel geht einher, dass sich Mitarbeitende ihren Arbeitgebenden aus einer Vielzahl von Wettbewerbenden aussuchen können. Das Resultat daraus ist, dass die Erwartungen der Arbeitnehmenden gestiegen sind.

Eine zentrale Erwartung ist ein strukturiertes Onboarding, das einen reibungslosen und sicheren Berufseinstieg ermöglicht. Dabei werden die gegenseitigen Erwartungen von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden frühzeitig abgeglichen.

Der Einfluss von Remote- und Hybridarbeit auf das Onboarding

Remote- und Hybridarbeit werden heute als Standard erwartet. Fehlen jedoch geeignete Strategien, kann dies insbesondere das Onboarding erschweren und die Integration neuer Mitarbeitender erheblich beeinträchtigen.

Eine Lösung sind digitale Onboarding-Plattformen. Diese ermöglichen eine nahtlose Integration – unabhängig vom Standort.

Wie ein schlechtes Onboarding die Fluktuation erhöht

Mit schlechtem Onboarding geht auch eine höhere Fluktuation der Mitarbeitenden einher. Mitarbeitende können sich bei unzureichender Einarbeitung nicht in die Prozesse des Unternehmens einfinden und fühlen sich dadurch unsicher und unproduktiv.

Weiterhin erschwerend kann der Mangel an Integration hinzukommen. Menschen sind soziale Wesen. Deshalb sind auch die soziale Integration und Unterstützung wesentliche Bestandteile des Onboardings. Ist dies nicht gegeben können sich neue Mitarbeitende isoliert und nicht wertgeschätzt fühlen.

Genauso führen unklare Rollen, Aufgaben und Ziele zu Frustration und Demotivation beim Mitarbeitenden, da die Erwartungen nicht klar sind.

All diese Faktoren können bereits im Onboarding-Prozess den Grundstein für eine frühzeitige Kündigung legen und den Verlust wertvoller Mitarbeitender begünstigen. Dies führt zu vermeidbaren Kosten.

Digitale Onboarding-Lösungen, wie strukturierte E-Learning-Module, virtuelle Mentoren und interaktive Plattformen, können diese Herausforderungen gezielt adressieren und eine nahtlose Integration neuer Mitarbeitender sicherstellen.

Welche Schritte umfasst ein modernes Onboarding?

Mit einem modernen und strukturierten Onboarding erleichtern Unternehmen den Einstieg neuer Mitarbeitender, senken vermeidbare Kosten und fördern langfristige Mitarbeiterbindung. Zum modernen Onboarding gehört das fachliche Onboarding, das soziale Onboarding und das kulturelle Onboarding. Mit gezielten Maßnahmen werden alle drei Bereiche des Onboardings abgedeckt.

Vor dem ersten Arbeitstag: Der Grundstein für eine erfolgreiche Integration

Das erfolgreiche Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Preboarding-Maßnahmen, wie digitale Willkommenspakete, klare Kommunikation und die technische Vorbereitung sind erste wesentliche Schritte für die erfolgreiche Integration eines neuen Mitarbeitenden.

Digitale Willkommenspakete als Teil effektiver Preboarding-Maßnahmen

Digitale Willkommenspakete sind eine effektive Preboarding-Maßnahme, um die Bindung neuer Beschäftigten schon vor dem ersten Arbeitstag zu stärken. Neuen Mitarbeitenden wird Sicherheit vermittelt, wodurch die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag steigt.

In einem digitalen Willkommenspaket können essentielle Dokumente, Unternehmensrichtlinien und erste E-Learning-Module bereitgestellt werden. Neue Mitarbeitende erhalten damit einen Überblick über Unternehmenskultur, Werte und erste Aufgaben.

Mit der richtigen HR-Software lassen sich digitale Willkommenspakete, die technische Vorbereitung und die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden nahtlos organisieren. So wird auch der organisatorische Aufwand und die benötigte Arbeitszeit für die HR-Abteilung reduziert.

Klare Kommunikation von Erwartungen und Zielen

Neben einem durchdachten digitalen Willkommenspaket ist auch die klare Kommunikation von Erwartungen und Zielen erforderlich. Dadurch werden Mitarbeitende frühzeitig mit ihrer Rolle und den Unternehmenszielen vertraut gemacht. Dies nimmt neuen Mitarbeitenden mögliche Unsicherheiten. Weiterhin werden Mitarbeitende schneller ein produktiver Teil des Unternehmens. In Kombination mit regelmäßigen Feedbackgesprächen wird die Effizienz neuer Mitarbeitender wesentlich gesteigert.

Technische Vorbereitung: Hardware, Zugangsdaten & Tools

Genauso wie ein digitales Willkommenspaket und eine klare Kommunikation ist auch die technische Vorbereitung ein essenzieller Teil des Preboardings. Sämtliche für die Rolle benötigte Hardware sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag einsatzbereit sein. Zudem müssen alle Zugangsdaten eingerichtet sowie Systeme freigeschaltet und auf Funktionalität geprüft werden. Durch ergänzende FAQs, Tutorials oder Schulungen wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeitende von Beginn an effizient arbeiten und sich schnell in die Unternehmensprozesse einfügen kann.

Der erste Arbeitstag: Ein positives Erlebnis schaffen

Mit einem strukturierten Preboarding ist der erste Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding gelegt. Ab dem ersten Arbeitstag kommt es vor allem darauf an, ein positives Erlebnis für den neuen Mitarbeitenden zu schaffen. Dazu gehören ein Warm Welcome durch das Team, ein Mentor- oder Buddy-System und realistische erste Aufgaben.

Warm Welcome: Begrüßung durch das Team und erste Orientierung

You never get a second chance to make a first impression." – Dieses Zitat von Andrew Grant trifft besonders auf das Onboarding zu. Ein herzliches Willkommen am ersten Arbeitstag legt den Grundstein für eine positive Employee Experience und eine erfolgreiche Integration ins Team.

Zu einem Warm Welcome gehören

• ¼ eine persönliche und herzliche Begrüßung durch die Führungskraft oder das HR-Team,
• ¼ eine Vorstellung im Team am besten persönlich oder alternativ per Mail,
• ¼ ein Rundgang durch die Büroräume oder eine virtuelle Orientierung beim Remote-Onboarding und
• ¼ ggf. ein Willkommensgeschenk, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.

Mentor oder Buddy-System: Warum es unverzichtbar ist

Auch ein Mentor oder ein Buddy-System unterstützt die soziale Komponente des Onboardings. Zusätzlich wird auch das fachliche Onboarding wesentlich erleichtert. Bei Fragen oder Herausforderungen beim Berufseinstieg stehen diese dem neuen Mitarbeitenden beratend zur Seite.

Dieses System stellt sicher, dass sich neue Mitarbeitende besser in die bestehenden Prozesse des Unternehmens einfinden und schneller produktiv werden.

Erste Aufgaben und realistische Erwartungen setzen

Weitere Bestandteile des fachlichen Onboardings sind die Einführung in realistische Erwartungen, SMARTe Ziele und die ersten Aufgaben. Somit wird ein strukturierter und zielführender Berufseinstieg sichergestellt.

Die ersten Wochen: Vom Onboarding zur Integration

In den ersten Wochen eines neuen Mitarbeitenden ist es entscheidend, nach einem gelungenen Onboarding die langfristige Integration positiv zu beeinflussen.

Schulungen und Einarbeitung: Wissen effektiv vermitteln

Mit rollenspezifischen Schulungen und einer gezielten Einarbeitung vermitteln Unternehmen den Mitarbeitenden effektiv das Wissen, das relevant für die erfolgreiche Ausführung der Rolle ist.

Regelmäßige Feedbackgespräche für eine bessere Integration

In Kombination mit regelmäßigen Feedbackgesprächen wird die Integration des Mitarbeitenden sichergestellt. Dabei ist es wichtig, die Erwartungen als Arbeitgebender klar zu kommunizieren.

Unternehmenskultur und Werte erlebbar machen

Für die erfolgreiche Integration eines Mitarbeitenden ist es entscheidend, die Unternehmenskultur und die Unternehmenswerte erlebbar zu machen. Das bedeutet, diese nicht nur zu kommunizieren, sondern aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren – sei es durch gelebte Werte im Team, transparente Entscheidungsprozesse oder regelmäßige Austauschformate.

Die ersten 90 Tage: Langfristige Bindung sicherstellen

Den Grundstein für die langfristige Bindung des Mitarbeitenden sollten Unternehmen bereits in den ersten 90 Tagen der Beschäftigung legen.

Persönliche Entwicklung und Karriereperspektiven frühzeitig thematisieren

Dazu gehört, die persönliche Entwicklung sowie realistische Karriereperspektiven frühzeitig zu thematisieren. Auch das dient dem Erwartungsabgleich.

Erfolgskontrollen: Hat das Onboarding die gewünschten Ziele erreicht?

Ob das Onboarding effektiv war, zeigt sich erst durch Erfolgskontrollen. Dafür sind im Vorhinein bestimmte Kennzahlen oder Qualitätsmerkmale zu definieren.

Kontinuierliche Optimierung des Prozesses durch Feedback

Elementar für ein Onboarding, das die gewünschten Ziele erreicht, ist die kontinuierliche Optimierung der Prozesse durch Feedback. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, die eigene Arbeitsleistung zu optimieren. Genauso haben Arbeitgebende die Chance, Ineffizienzen zu beheben und so Prozesse erheblich zu verbessern.

Welche Tools und Technologien optimieren das Onboarding in 2025?

Ein effektives Onboarding beinhaltet eine Vielzahl von strukturierten Prozessen, die einen hohen Zeitaufwand für die Personalabteilung bedeuten. Genau hier setzen spezielle Tools und Technologien an.

Onboarding-Software: Automatisierung für eine reibungslose Integration

Wiederkehrende Prozesse werden durch eine Onboarding-Software einfach automatisiert. Dies äußert sich nicht nur in einer erheblichen Effizienzsteigerung, sondern auch in wesentlichen Kosteneinsparungen. Gleichzeitig wird die reibungslose Integration neuer Mitarbeitender sichergestellt.

KI-gestützte Lernplattformen für personalisierte Schulungen

Der Aufschwung von Künstlicher Intelligenz (KI) geht auch am Onboarding nicht spurlos vorbei. KI-gestützte Lernplattformen ermöglichen personalisierte Schulungen für neue Mitarbeitende.

KI-gestützte Lernplattformen passen Schulungsinhalte individuell an die Vorkenntnisse, das Lerntempo und die Bedürfnisse neuer Mitarbeitender an. Sie analysieren Lernfortschritte, geben gezielte Empfehlungen und stellen interaktive Inhalte bereit. Durch automatisierte Tests und Feedbackmechanismen optimieren sie den Onboarding-Prozess und verkürzen die Einarbeitungszeit.

Gamification und interaktive Formate für mehr Engagement

Neben der Personalisierung durch KI kann Gamification den Lernprozess zusätzlich motivierender gestalten, indem interaktive Elemente wie Punkte, Levels oder Wettbewerbe das Onboarding spielerisch aufwerten. Diese spielerische Aufwertung in Form von Quizzen oder Challenges bewirkt, dass Informationen besser aufgenommen werden. So fühlen sich Mitarbeitende aktiver ins Unternehmen eingebunden.

HR-Analytics: Daten nutzen, um das Onboarding zu verbessern

Ob Methoden wie KI-gestützte Lernplattformen oder Gamification, wirklich erfolgreich sind, zeigt die Analyse relevanter Daten im HR (HR-Analytics).

HR-Analytics bietet…

• ¼ die zielgerichtete Verbesserung bestehender Onboarding-Prozesse,
• ¼ die Messung des Onboarding-Erfolgs anhand relevanter Kennzahlen (z.B. Time-to- Productivity) und
• ¼ die frühzeitige Erkennung möglicher Herausforderungen durch die Analyse von Feedback, Lernfortschritten und Fluktuationsraten.

Wie kann Onboarding die Mitarbeiterbindung langfristig stärken?

Ein effektives Onboarding beschleunigt die Einarbeitung und fördert durch gezielte Unterstützung von Führungskräften und Mentoren sowie eine starke kulturelle Integration die langfristige Bindung neuer Mitarbeitender an das Unternehmen.

Die Rolle von Führungskräften und Mentoren

Beim Onboarding neuer Mitarbeitenden nehmen Führungskräfte und Mentoren eine wesentliche Rolle ein. Führungskräfte und Mentoren stärken die Mitarbeiterbindung langfristig, indem sie den Mitarbeitenden den Einstieg erleichtern. Neue Mitarbeitende haben bei Herausforderungen einen klar definierten Ansprechpartner, der sie unterstützt.

Kulturelle Integration: Werte und Teamdynamik gezielt fördern

Auch bei der kulturellen Integration nehmen Führungskräfte und Mentoren eine wesentliche Rolle ein. Diese fungieren als Vorbild bei der Vermittlung von Unternehmenswerten, der Förderung der Eigenständigkeit und der Motivation neuer Mitarbeitenden.

Erfolgreiches Onboarding als strategischer Wettbewerbsvorteil

Ein erfolgreiches Onboarding ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Mit einem erfolgreichen Onboarding wird die Mitarbeiterbindung langfristig gestärkt, wodurch das Risiko einer frühen Kündigung erheblich reduziert wird. Gleichzeitig erreichen neue Mitarbeitende schneller ihre volle Leistungsfähigkeit. Dies resultiert in Kosteneinsparungen für Unternehmen.

Hinzu kommt, dass das Arbeitgeberimage insgesamt von einem erfolgreichen Onboarding profitiert. Insbesondere im Wettbewerb um Talente spielt ein strukturiertes und positives Onboarding eine entscheidende Rolle, da es das Unternehmen als attraktiven und professionellen Arbeitgebenden positioniert.

Die häufigsten Fehler im Onboarding – und wie man sie vermeidet

Bei einer unstrukturierten Umsetzung kann der Onboarding-Prozess einige Tücken mit sich bringen. Doch mit leicht umsetzbaren Best-Practices für HR werden diese häufigen Fehler bereits im Vorfeld vermieden.

Mangelnde Vorbereitung und fehlende Struktur

Beim Onboarding sind Vorbereitung und Struktur erfolgsentscheidend. Durch mangelnde Vorbereitung und fehlende Struktur wird die Einarbeitungsphase verlängert. Zudem kann die Mitarbeiterbindung nicht langfristig gefestigt werden.

Hilfreich sind Technologien, wie zum Beispiel eine Onboarding Software, die Prozesse automatisieren. Workflows können einfach erstellt und beliebig oft wiederholt werden. Auch Benachrichtigungen zur Erinnerung sind möglich.

Zu viel oder zu wenig Information auf einmal

Ein weiterer Fehler in der Unternehmenspraxis ist, dem neuen Mitarbeitenden zu wenig oder zu viele Informationen zu geben. Dies führt zu Unter- oder Überforderung.

Hier können KI-gestützte Lernplattformen Abhilfe schaffen, die sich individuell an das Lerntempo anpassen.

Fehlendes regelmäßiges Feedback und keine Erfolgsmessung

Auch ein fehlendes regelmäßiges Feedback und eine fehlende Erfolgsmessung sind häufige Fehler. Wichtig sind feststehende Termine zur Absprache mit dem neuen Mitarbeitenden. Der Mitarbeitende kann die eigene Leistung zielgerichtet optimieren und wird schneller produktiv.

Unterschätzung der Unternehmenskultur im Onboarding-Prozess

Der erste Grundstein für die langfristige Bindung eines Mitarbeitenden beginnt bereits im Onboarding-Prozess. In diesem Kontext wird häufig die Bedeutung der Unternehmenskultur unterschätzt, die wesentlich zur Mitarbeiterbindung beiträgt.

Das Buddy- oder Mentor-System ist eine gute Möglichkeit, den neuen Mitarbeitenden auch sozial zu integrieren. Auch durch regelmäßige Veranstaltungen wird die Unternehmenskultur effektiv vermittelt.

Wie Kelio das Onboarding neuer Mitarbeitenden erleichtert

Die Kelio Onboarding-Software optimiert die Verwaltung von Onboarding- Prozessen durch die Implementierung automatisierter Abläufe und ein effektives Dokumentenmanagement. So wird das Onboarding neuer Mitarbeitenden wesentlich erleichtert.

Automatisierte Prozesse ermöglichen eine reibungslose Abwicklung von Aufgaben wie die elektronische Unterzeichnung von Verträgen, die Bereitstellung von Schulungsmaterialien und die Zuweisung notwendiger Unterlagen. In Kombination mit Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben im Portal oder auf dem Handy werden keine wichtigen Termine rund um das Onboarding verpasst.

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