In der modernen Arbeitswelt ist eine präzise Zeiterfassung unerlässlich – nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch, um interne Prozesse erheblich zu verbessern. Unternehmen stehen dabei vor der Wahl zwischen traditionellen Stundenzetteln und digitalen Lösungen. Stundenzettel sind zwar eine einfache Methode zur Erfassung der Arbeitszeit, stoßen allerdings schnell an ihre Grenzen – anders als es bei digitalen Lösungen der Fall ist.
Erfahren Sie in diesem Artikel, warum eine präzise Arbeitszeiterfassung so wichtig ist, welche Herausforderungen mit manuellen Methoden verbunden sind und wie digitale Lösungen Unternehmen dabei unterstützen, Zeit und Kosten zu sparen.
Warum ist eine präzise Arbeitszeiterfassung wichtig?
Im HR bietet die präzise Arbeitszeiterfassung nicht nur die Grundlage für die Erstellung von Lohnabrechnungen oder die Personaleinsatzplanung, sondern ist zudem gesetzlich vorgeschrieben.
Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung in Deutschland
Laut Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist die gesamte Arbeitszeit des Arbeitnehmenden objektiv und verlässlich zu erfassen. Um diese rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, muss der Arbeitgebende ein System bereitstellen und die Arbeitszeiten zwei Jahre aufbewahren (Nachweisführung).
Auswirkungen einer ungenauen Zeiterfassung auf Unternehmen
Bei ungenauer Zeiterfassung müssen Unternehmen mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. Möglich sind neben Geldstrafen sogar Freiheitsstrafen.
Herausforderungen bei der manuellen Zeiterfassung
Zusätzlich zu den rechtlichen Risiken führt eine ungenaue Zeiterfassung auch zu internen Herausforderungen. Insbesondere bei der manuellen Zeiterfassung kämpfen Unternehmen mit fehlerhaften Arbeitszeitdaten, die nicht nur die Lohnabrechnung erschweren, sondern auch die Produktivität und Planung beeinträchtigen. Auch die Einhaltung und das Management von Überstunden gestaltet sich bei der manuellen Zeiterfassung erheblich schwerer.
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Stundenzettel als traditionelle Methode der Zeiterfassung
Stundenzettel bieten eine einfache Methode zur Erfassung der Arbeitszeit. Vorteilhaft ist die einfache Umsetzung für kleine Unternehmen und Freelancer. Nachteilhaft ist die fehlende automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Wie funktioniert ein Stundenzettel?
Mit einem Stundenzettel wird die Arbeitszeit des Arbeitnehmenden manuell erfasst. Mitarbeitende dokumentieren hier ihre Arbeitszeit selbstständig mit einem papierbasierten oder digitalen Stundenzettel.
Vorteile eines Stundenzettels für kleine Unternehmen und Freelancer
Für Unternehmen und Freelancer können sich durch die Verwendung eines Stundenzettels Vorteile ergeben:
- Bei Verwendung eines Stundenzettels entstehen keine oder nur geringe Anschaffungskosten.
- Die Anwendung eines Stundenzettels ist – auch ohne Schulung - leicht und schnell umsetzbar.
Zu berücksichtigen sind hier allerdings die versteckten Kosten, die mit Nutzung eines Stundenzettels einhergehen. Die manuelle Erfassung der Arbeitszeit bedeutet Zeit und diese Zeit bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten, die durch ein digitales System vermieden werden können.
Typische Fehler und Risiken bei der Nutzung von Stundenzetteln
Zudem sind weitere Risiken und typische Fehler bei der Nutzung von Stundenzetteln zu beachten. Bei Stundenzetteln ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – anders als bei Zeiterfassungssoftware – nicht gewährleistet. Dies führt schnell zu vermeidbaren Fehlern.
Grenzen von Stundenzetteln – Warum sind sie nicht immer ideal?
Stundenzettel sind zwar leicht und einfach umsetzbar, trotzdem stoßen diese schnell an ihre Grenzen und sind nicht ideal, was den administrativen und organisatorischen Aufwand betrifft.
Hoher Zeitaufwand für manuelle Eingaben und Korrekturen
Eingaben und Korrekturen müssen bei einem Stundenzettel – egal ob papierbasiert oder digital – manuell erfolgen. Das ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Insbesondere für Unternehmen bedeutet die dafür aufgewendete Zeit direkte Kosten.
Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz
Gleichzeitig sind Stundenzettel sehr fehleranfällig und wenig transparent. Manuelle Eingaben bringen immer ein vermeidbares Fehlerrisiko durch fehlende oder sogar falsche Einträge mit sich.
Schwierige Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen mit Papier- und Excel-Lösungen
Ein weiterer häufiger Fehler im Umgang mit Stundenzetteln ist die falsche Berechnung von Arbeitsstunden und Pausen. Dadurch gestaltet sich die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes mit Papier- und Excellösungen schwierig.
In der Praxis haben sich mittlerweile digitale Zeiterfassungssysteme als rechtssichere Alternative bewährt.
Digitale Zeiterfassung als moderne Alternative
Verglichen mit einem Stundenzettel zeigen sich die Vorteile der digitalen Zeiterfassung mit einer Software deutlich.
Wie funktioniert eine digitale Zeiterfassung?
Mit einer Zeiterfassungssoftware wird die gesamte Arbeitszeit rechtssicher erfasst – egal ob per Smartphone, Stempeluhr oder PC. Zudem sind alle Arbeitszeiten in Echtzeit einsehbar. Dadurch können Arbeitgebende die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben fortlaufend überprüfen, während eine verbesserte Planbarkeit gegeben ist.
Vorteile einer Zeiterfassungssoftware gegenüber Stundenzetteln
Die Möglichkeit zur Vernetzung mit der Lohnabrechnung bietet weiteres Automatisierungs-Potential, was ein Stundenzettel nicht leisten kann. Zusätzlich sorgt eine Zeiterfassungssoftware für mehr Transparenz, reduziert Fehlerquellen und minimiert den administrativen Aufwand für HR und Management.
Automatische Berechnung von Arbeitszeiten und Pausen
Eine Zeiterfassungssoftware mit integriertem Arbeitszeit-Rechner ermöglicht die automatische Berechnung von Arbeitszeiten und Pausen. Bei Verstößen werden Arbeitgebende und -nehmende umgehend über die Software benachrichtigt. Sogar bei hybriden- oder flexiblen Arbeitszeitmodellen wie der Vertrauensarbeitszeit ist die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes gewährleistet.
Echtzeit-Übersicht für HR und Management
Ein weiterer Vorteil einer Zeiterfassungssoftware für HR und Management ist die Echtzeit-Übersicht über alle Arbeitszeiten. Durch die sofortige Verfügbarkeit aller Auslastungsdaten der Mitarbeitenden ist die optimierte Personaleinsatzplanung leicht möglich. Zudem werden Unregelmäßigkeiten und Engpässe frühzeitig erkannt, um umgehend die passenden Maßnahmen einzuleiten.
Reduzierung von Fehlern und Manipulationen
Auch das Risko von Fehlern oder Arbeitszeitbetrug wird mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung erheblich reduziert. Durch die automatisierte Zeiterfassung werden manuelle Eingabefehler reduziert. Eine Vernetzung mit der Lohnabrechnung ist eine zusätzliche Funktion, die Fehler vermeidet.
Gesetzeskonforme und rechtssichere Arbeitszeiterfassung mit Softwarelösungen
Softwarelösungen sind eine gesetzeskonforme und rechtssichere Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung. Diese Rechtssicherheit ergibt sich aus der automatisierten Berechnung von Pausen und Überstunden, der Echtzeit-Übersicht für HR und Management, sowie der Reduzierung von Fehlern und Manipulationen.
Stundenzettel vs. Zeiterfassungssoftware – Ein direkter Vergleich
Vor allem im direkten Vergleich zeigen sich die zahlreichen Vorteile einer Zeiterfassungssoftware im Gegensatz zu Stundenzetteln. Betroffen sind insbesondere die Dimensionen Effizienz, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.
Effizienz: Manuelle vs. automatisierte Arbeitszeiterfassung
Anders als bei einem Stundenzettel erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten mit einer Zeiterfassungssoftware vollständig automatisiert.
Kosten: Versteckte Aufwände durch manuelle Prozesse
Die benötigte Zeit zur Erfassung der Arbeitszeiten kann für andere wesentliche Aufgaben verwendet werden. Unternehmen reduzieren so die Kosten für verdeckte Aufwände und steigern so ihre Produktivität erheblich.
Benutzerfreundlichkeit: Papier und Excel vs. intuitive Software-Lösungen
Ein weiterer wesentlicher Faktor beim Vergleich von Stundenzetteln und digitalen Lösungen ist die Benutzerfreundlichkeit. Eine intuitive Zeiterfassungssoftware erleichtert Mitarbeitenden die Erfassung ihrer Arbeitszeiten und sorgt für eine reibungslose Handhabung – ohne umständliche manuelle Eingaben.
Wie Kelio Unternehmen bei der Zeiterfassung unterstützt
Mit der Kelio Workforce Management Software wird die Arbeitszeiterfassung effizient und gesetzeskonform umgesetzt.
Funktionsweise der Kelio Zeiterfassungssoftware
Die Software mit integriertem Arbeitszeit-Rechner ermöglicht eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten in Echtzeit – ob über Stempeluhr, Smartphone oder PC. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben, wie Pausenzeiten und maximale Arbeitszeiten - auch bei verschiedenen Arbeitszeitmodellen - automatisch eingehalten werden.
Integration mit Lohnabrechnung und HR-Systemen
Zudem bietet Kelio die Vernetzung mit der Lohnabrechnung und weiteren HR-Systemen. Dadurch werden administrative Prozesse automatisiert, Doppelarbeiten reduziert und eine nahtlose Datenübertragung sichergestellt.
Flexibilität: Mobile, Desktop und Terminal-Erfassung
Die Kelio Zeiterfassungssoftware zeichnet sich insbesondere durch die hohe Flexibilität aus. Die Erfassung der Arbeitszeit ist leicht über Stempeluhr, Terminal, Smartphone oder PC möglich.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist eine digitale Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein objektives, verlässliches und für jeden zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung. Ob diese digital oder mittels Stundenzettel erfolgt, können Unternehmen selbst entsprechend ihrer individuellen Anforderungen entscheiden.
Sind Stundenzettel in digitalen Systemen integrierbar?
Stundenzettel sind auch in digitale Systeme integrierbar. Allerdings bietet eine moderne Zeiterfassungssoftware Funktionen, die einen Stundenzettel vollständig ersetzen.
Wie kann ich von Stundenzetteln auf eine Software umsteigen?
Zum erfolgreichen Umstieg von Stundenzetteln auf Software bietet Kelio eine umfangreiche Projektbegleitung mit erfahrenen Projektteams. Mit bewährten Methoden und 30-jährigem Know-How stellt Kelio die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassungssoftware sicher.
