Die korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung wird sichergestellt, dass Arbeitszeiten transparent und präzise dokumentiert werden. Dies fördert nicht nur die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen, sondern trägt auch zur Fairness und zum Schutz der Arbeitnehmer bei. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Anforderungen an die Zeiterfassung gestellt werden, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie Unternehmen diese effizient umsetzen können.
Notwendigkeit der Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 in einem Beschluss (1 ABR 22/21) festgelegt, dass die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmer und Arbeitgeber in einem dafür vorgesehenen System vollständig aufzuzeichnen ist. Für Unternehmen ergeben sich so wichtige Vorteile. Insbesondere die Gewährleistung der Rechtssicherheit, die Steigerung der Effizienz sowie die Erhöhung der Transparenz zählen zu den wesentlichen Chancen.
Zeiterfassung als Pflicht
Durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und das Arbeitszeitgesetz in Deutschland ist Zeiterfassung schon lange keine Option mehr. Arbeitszeiterfassung gehört zu den Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers. Dabei ergeben sich Vorteile, die Unternehmen als entscheidende Chancen wahrnehmen können.
Urteil des EuGHs zur Arbeitszeiterfassung
Schon im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und leicht zugängliches System einführen müssen, um die Arbeitszeit zu erfassen. Die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind somit verpflichtet, die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen. Ziel ist, die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken.
Arbeitszeiten und Arbeitszeitgesetz in Deutschland
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich in Deutschland aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), insbesondere gemäß §3 Abs. 2 Nr.1 ArbSchG. Dabei müssen Arbeitgeber nicht nur ein System zur Zeiterfassung bereitstellen, sondern auch Beginn, Ende und Dauer – einschließlich Überstunden – der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Vorgaben hinsichtlich Höchstarbeitszeit o.Ä. des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind einzuhalten.
Digitalisierung als Chance für Unternehmen
Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich Arbeitszeiterfassung bietet die Digitalisierung eine wesentliche Chance. Durch die Digitalisierung kann der Anspruch eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems einfach erfüllt werden. Zudem ist die effiziente Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten möglich. Unternehmen können mit digitalen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung die Produktivität der Arbeitnehmer analysieren und optimieren.
Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
| Arbeitgeber | Arbeitnehmer |
|---|---|
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Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung
Neben den Konsequenzen des ArbSchG gibt es auch wichtige Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber:
Arbeitgeber
- Implementierung eines Arbeitszeiterfassungssystem, welches auch für flexible Arbeitszeitmodelle einsetzbar ist
- Erhöhung der Produktivität durch Automatisierung von Prozessen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance
Arbeitnehmer
- Genaue Erfassung der Arbeitszeiten, einschließlich Überstunden
- Einhaltung der Höchstarbeitszeiten (Work-Life-Balance)
- Digitale Verwaltung von Arbeitszeiten oder Urlaubsanträgen
- Erhöhte Transparenz durch genaue Arbeitszeiterfassung
Einbindung des Betriebsrats bei der Einführung eines Systems
Bei der Implementierung eines Zeiterfassungssystems haben Betriebsräte ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere bei der Gestaltung des gewählten Systems. Dabei ist zu beachten, dass ein Betriebsrat kein Initiativrecht innehat. Trotzdem ist es wichtig, den Betriebsrat in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Erfassen der täglichen Arbeitszeiten
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit für alle – sei es Vollzeitangestellter, Teilzeitbeschäftigter oder Minijobber. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte und andere bestimmte Personengruppen gemäß §18 Abs. 1 ArbZG.
Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur Pflicht des Arbeitgeberverbandes
Das Bundesarbeitsgericht hat die gesetzlichen Rahmenbedingungen hinsichtlich Arbeitszeiterfassung geändert. Dadurch ergeben sich neue Rechte und auch Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
BAG-Urteil: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs im Jahre 2019 hat das Bundesarbeitsgericht mit dem Urteil im September 2022 reagiert und somit die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. Diese Pflicht ergibt sich in Deutschland aus dem ArbSchG und gilt - abgesehen von wenigen Ausnahmen - sofort und für jeden.
Rechte und Pflichten für Angestellte
| Rechte | Pflichten |
|---|---|
| Recht auf vollständige Erfassung ihrer Arbeitszeit unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben | Korrekte Dokumentation der täglichen Arbeitszeit unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben |
| Transparenz hinsichtlich Arbeitszeit | Anweisungen zur Nutzung des Zeiterfassungssystems sind zu befolgen |
Mit Einhaltung dieser Rechte und Pflichten seitens des Arbeitnehmers werden gesetzliche Vorgaben befolgt. Zudem wird die Gesundheit der Arbeitnehmer geschützt, indem Ruhezeiten und -pausen zur Regeneration eingehalten werden. Stressbedingte Krankheiten und Krankheitsausfälle werden so frühzeitig vermieden.
Pflichten für Arbeitgeber und Unternehmen
Gemäß §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind Arbeitgeber verpflichtet, ein zugängliches, verlässliches und objektives System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Dabei ist sicherzustellen, dass das System tatsächlich genutzt und gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. Zudem ist in § 87 Abs. 1 Nr. 7 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) vorgesehen, dass der Betriebsrat in die Ausgestaltung einbezogen wird.
Gesamte Arbeitszeit verlässlich erfassen
Die Arbeitszeit wird verlässlich erfasst, wenn…
… die gesamte Arbeitszeit (Beginn, Ende, Dauer, Überstunden) dokumentiert wird.
… ein verlässliches Arbeitszeiterfassungssystem genutzt wird.
… bestehende Systeme zur Erfassung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Das gewählte System muss nicht digital sein. Auch papierbasierte Lösungen lässt der Gesetzgeber zu. Jedoch ist hier das Risiko von Fehlern höher.
Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland
Um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung richtig umzusetzen, sind gesetzliche Vorgaben und Best Practices zu beachten. Somit wird die reibungslose Implementierung des Arbeitszeiterfassungssystems sichergestellt.
Maßnahmen und Fristen für die Einführung
Zur Einführung des Arbeitszeiterfassungssystems gibt es keine Übergangsfrist. Das Gesetz ist ab sofort und – abgesehen von wenigen Ausnahmen – für jeden gültig. Verstöße können zu Bußgeldern von bis zu 30.000€ führen.
Bei der Ausgestaltung der Maßnahmen sind wesentliche Kriterien wie Zugänglichkeit, Zuverlässigkeit und soziales Verständnis zu gewährleisten.
Zugängliches System für alle Mitarbeiter
Bei der Implementierung eines Arbeitszeiterfassungssystems ist durch den Arbeitgeber sicherzustellen, dass dieses für alle Mitarbeitenden unabhängig von Position oder Abteilung nutzbar und zugänglich ist. Ob in Papierform oder digital ist nicht relevant, solange gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Soziales und rechtliches Verständnis für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ist bei der Implementierung ein soziales und rechtliches Verständnis notwendig. Dafür ist Fachwissen über geltende Gesetze und Vorschriften erforderlich. Zudem müssen sich Arbeitgeber der Verantwortung für ihre Mitarbeiter bewusst sein. Somit wird der Gesundheitsschutz und die Sicherheit dieser gewährleistet.
Notwendigkeit einer zuverlässigen Zeiterfassung
Die Zuverlässigkeit des Systems ist ein entscheidendes Kriterium für Arbeitgeber, um arbeitsschutzrechtliche Bedingungen einzuhalten. Als zuverlässig gilt ein System dann, wenn die gesamte Arbeitszeit präzise erfasst und vollständig dokumentiert wird. Neben Burnout oder gesundheitlichen Schäden der Mitarbeiter, werden auch rechtliche Konsequenzen, wie z.B. Bußgelder, vermieden.
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