Im Berufsleben spielt das Arbeitszeugnis eine zentrale Rolle: Es dokumentiert nicht nur Leistungen und Verhalten, sondern kann auch den weiteren Karriereweg maßgeblich beeinflussen. Deshalb müssen Arbeitgebende rechtliche Vorgaben einhalten, um sicherzustellen, dass das Zeugnis objektiv und wohlwollend ist.
Erfahren Sie in diesem Artikel alles Wesentliche zum Arbeitszeugnis – von den rechtlichen Vorgaben über die Unterschiede zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis bis hin zum kostenlosen Download einer Arbeitszeugnisvorlage, die zu Ihren individuellen Anforderungen passt.
Was ist ein Arbeitszeugnis
Als wichtiges Dokument im Berufsleben dient das Arbeitszeugnis dazu, die Leistungen und das Verhalten eines Arbeitnehmers während der Beschäftigung festzuhalten.
Definition und rechtliche Grundlagen
Das Arbeitszeugnis ist ein schriftliches Dokument, welches die Leistungen, das Verhalten und die Tätigkeiten eines Arbeitnehmenden während der Beschäftigung beschreibt. Die gesetzliche Grundlage dafür liefert unter anderem das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in §630 BGB und die Gewerbeverordnung in §109 GewO. Hier wird der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geregelt.
Pflicht zur Ausstellung: In welchen Fällen ist ein Arbeitszeugnis notwendig?
Ein Arbeitszeugnis kann nicht nur nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Es gibt noch weitere Fälle, in denen ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden kann:
- Zwischenzeugnis bei Versetzung oder Veränderung des Arbeitsbereichs
- Forderung durch den Arbeitnehmenden
- Vertragliche Vereinbarung
Die verschiedenen Arten von Arbeitszeugnissen (einfach, qualifiziert)
Ein Arbeitszeugnis ist nicht gleich Arbeitszeugnis. Hier wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden.
Einfaches Arbeitszeugnis:
- Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich die Dauer der Beschäftigung und die Art der Tätigkeit.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis:
- Das qualifizierte Arbeitszeugnis beinhaltet zusätzlich eine Bewertung der Arbeitsleistung und des Verhaltens des Arbeitnehmenden. In der Regel umfasst das qualifizierte Arbeitszeugnis Beurteilungen zur fachlichen Kompetenz, zum Sozialverhalten und zu den Arbeitsergebnissen.
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Wie sollte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut sein?
Um den Anspruch eines qualifizierten Arbeitszeugnisses zu erfüllen, müssen wesentliche Pflichtbestandteile gegeben sein.
Struktur und Pflichtbestandteile
Zu den Pflichtbestandteilen gehören neben Überschrift und Einleitung auch die Tätigkeitsbeschreibung sowie die Beurteilung.
Überschrift und Einleitung
Die Überschrift ist klar und formal zu formulieren (z.B. Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis). In der Einleitung sind die allgemeinen Informationen anzugeben. Dazu gehören:
- Angaben zum Arbeitgebenden
- Angaben zum Arbeitnehmenden (Name, Geburtsdatum, Dauer der Beschäftigung, Position)
Tätigkeitsbeschreibung
Auf die Einleitung folgt die Tätigkeitsbeschreibung. Hier werden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmenden detailliert aufgelistet. Auch spezielle Aufgaben und Verantwortungsbereiche sind zu erwähnen.
Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
Neben der Einleitung und der Tätigkeitsbeschreibung umfasst ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch die Leistungs- sowie Verhaltensbeurteilung. Diese Beurteilung erfolgt durch die Bewertung der Arbeitsqualität, der Effizienz, der Zielerreichung und des Verhaltens. Dabei sind Stärken und Schwächen sowie besondere Erfolge zu berücksichtigen.
Schlussformel und Zukunftswünsche
Abgeschlossen wird das qualifizierte Arbeitszeugnis mit einer Schlussformel und Zukunftswünschen für den Arbeitnehmenden.
Formale Anforderungen und Layout
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält nicht nur die wesentlichen Pflichtbestandteile, sondern erfüllt auch formale Anforderungen. Folgende formale Anforderungen sind zu erfüllen:
- Briefkopf mit dem Namen der Firma, Adresse und ggf. Logo
- Datum der Zeugnisausstellung
- Länge von in der Regel maximal zwei Seiten
- Klare Strukturierung
- Korrekte Rechtschreibung und Grammatik
- Unterschrift von zwei höheren Personen (z.B. Vorgesetzte Mitarbeitende oder Personalleitung)
Typische Formulierungen und deren Bedeutung im Arbeitszeugnis
In der Praxis haben sich bestimmte Formulierungen durchgesetzt, die eine spezifische Bedeutung im Arbeitszeugnis haben.
Formulierungen zur Leistungsbewertung
Die Leistung des Mitarbeitenden wird – ähnlich wie in der Schule – in der Regel von „sehr gut“ bis „ausreichend“ bewertet.
Sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
Wird die Leistung des Mitarbeitenden mit sehr gut bewertet, so sind Formulierungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ zu finden. Weiterhin sind sehr gute Bewertungen etwas ausführlicher als ausreichende Bewertungen.
Gut: „zu unserer vollen Zufriedenheit“
Gute Leistungsbewertungen erkennt man an Formulierungen wie „zu unserer vollen Zufriedenheit“. Diese sind zumeist nicht so ausführlich wie sehr gute Leistungsbewertungen.
Befriedigend: „zu unserer Zufriedenheit“
Bei befriedigenden Leistungsbewertungen wird auf ausschmückende Adjektive verzichtet („zu unserer Zufriedenheit“).
Ausreichend: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
Wird die Leistung des Mitarbeitenden mit ausreichend bewertet, so finden sich Formulierungen wie „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“. Ausreichende Leistungsbewertungen sind in der Regel kürzer und ohne ausschmückende Adjektive.
Verhaltensbewertung: Die subtilen Nuancen
Auch bei der Verhaltensbewertung gibt es subtile Nuancen, die eine bestimmte Bedeutung haben.
Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
| Bewertung | Mögliche Formulierung |
|---|---|
| Sehr gut | Frau/ Herr (Vorname Name) wurde aufgrund der hohen Hilfsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Freundlichkeit von Kollegen, Kunden und Vorgesetzten sehr geschätzt. Das Verhalten von ihr/ihm war stets vorbildlich. |
| Gut | Frau/ Herr (Vorname Name) wurde aufgrund Hilfsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Freundlichkeit von Kollegen, Kunden und Vorgesetzten geschätzt. Das Verhalten von ihr/ihm war stets einwandfrei. |
| Befriedigend | Frau/ Herr (Vorname Name) war aufgrund ihrer/seiner zuvorkommenden Art bei Kollegen, Kunden und Vorgesetzten beliebt. Das Verhalten von ihr/ihm war einwandfrei. |
| Ausreichend | Das Verhalten von Frau/ Herr (Vorname Nachname) gegenüber Kollegen, Kunden und Vorgesetzten war im Großen und Ganzen nicht zu beanstanden. |
Führungskompetenz und Teamfähigkeit
Die Beurteilung der Führungskompetenz umfasst die Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren und zu leiten, während die Teamfähigkeit die Zusammenarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung innerhalb eines Teams bewertet. Bei besonderen Leistungen in diesen Bereichen kann auch dies im Arbeitszeugnis aufgeführt werden.
Geheime Codierungen und wie man sie entschlüsselt
Wenn Arbeitgebende mit der Leistung eines Mitarbeitenden unzufrieden sind, werden in der Praxis häufig subtile Codierungen genutzt, um nicht gegen das Zeugnisrecht zu verstoßen.
- Sie/Er verfügt über Fachwissen und hat ein gesundes Selbstvertrauen (= Überspielt mit Arroganz ihr/sein mangelndes Fachwissen)
- Sie/Er machte sich mit großem Eifer an die ihr/ihm übertragenen Aufgaben (= Trotz Fleiß hatte er keinen Erfolg)
- Die ihr/ihm gemäßen Aufgaben... (= Die anspruchslosen Aufgaben...)
Arbeitszeugnis schreiben: Schritt-für-Schritt Anleitung
Mit wenigen Schritten ist das Erstellen eines Arbeitszeugnisses leicht umsetzbar.
Vorbereitung und Datensammlung
Die Grundlage eines guten Arbeitszeugnisses ist die Vorbereitung und Datensammlung.
Rücksprache mit Abteilungsleitern
Diese Datensammlung kann zum Beispiel durch Rücksprache mit den entsprechenden Vorgesetzten erfolgen, da diese am besten über das Verhalten ihrer Mitarbeitenden informiert sind.
Analyse vergangener Feedbacks und Zielvereinbarungen
Weiterhin hilft die Analyse vergangener Feedbacks und Zielvereinbarungen, um ein umfassendes Bild über die Leistung des Mitarbeitenden zu erhalten.
Erstellen eines Entwurfs
Ist die Vorbereitung und Datensammlung abgeschlossen, kann ein erster Entwurf erstellt werden.
Verwendung neutraler, objektiver Sprache
Beim Entwurf eines Arbeitszeugnisses ist die Verwendung neutraler und objektiver Sprache vorgeschrieben.
Vermeidung negativer Formulierungen
Negative Formulierungen sind nicht objektiv und demnach in einem Arbeitszeugnis unter keinen Umständen gestattet.
Finalisierung und rechtliche Prüfung
Im letzten Schritt ist der Entwurf zu finalisieren und durch die Rechtsabteilung des Unternehmens hinsichtlich der geltenden rechtlichen Vorgaben zu prüfen.
Fehler, die man bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses vermeiden sollte
Zur Erfüllung der geltenden rechtlichen Vorgaben sind bestimmte Fehler bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses zu vermeiden.
Unpräzise Formulierungen und Widersprüche
Unpräzise Formulierungen und Widersprüche sind zu unterlassen, da sie den Eindruck vermitteln, dass das Zeugnis die tatsächliche Leistung und das tatsächliche Verhalten des Mitarbeitenden nicht korrekt widerspiegelt.
Rechtlich unzulässige Aussagen
Auch rechtlich unzulässige Aussagen dürfen in einem Arbeitszeugnis nicht enthalten sein und machen das Zeugnis ungültig. Rechtlich unzulässige Aussagen sind beispielsweise diskriminierende oder negative Aussagen.
Fehlende oder übertriebene Lobpreisungen
Weiterhin sind übertriebene oder fehlende Lobpreisungen zu unterlassen, da sie das Zeugnis unglaubwürdig machen und den objektiven Charakter der Beurteilung beeinträchtigen.
Kostenlose Tools und Generatoren für Arbeitszeugnisse
Mit Online-Generatoren und Software ist die schnelle Erstellung eines Arbeitszeugnisses leicht möglich.
Online-Generatoren und Software
Diese bieten neben vorgefertigten Textbausteinen auch strukturierte Vorlagen. Bestimmte Softwarelösungen bieten sogar Funktionen zur elektronischen Signatur, was die Erstellung eines Arbeitszeugnisses weiter beschleunigt.
Bewertung der besten verfügbaren Tools
Auf Arbeitszeugnisgenerator.de ist die Erstellung eines Arbeitszeugnisses benutzerfreundlich und einfach möglich. Es stehen zahlreiche Bewertungskriterien zur Verfügung, die mit vorgefertigten Textbausteinen abgedeckt werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, individuelle Formulierungen einzufügen.
May online bietet eine Exceldatei an, um ein Arbeitszeugnis zu generieren. Hier macht der Arbeitgebende in der Datei die erforderlichen Angaben und erhält ein Arbeitszeugnis für den betreffenden Arbeitnehmenden.
Rechte der Arbeitnehmende: Was tun bei einem fehlerhaften Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis muss bestimmten rechtlichen Vorgaben entsprechen, um rechtlich gültig zu sein. Ist das nicht der Fall, so kann der Arbeitnehmende eine Anpassung beantragen.
Anpassung und Berichtigung beantragen
Zur Anpassung und Berichtigung eines Arbeitszeugnisses müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Zeugnis enthält unklare oder fehlerhafte Bewertung/Tätigkeit o.Ä.
- Zeugnis ist negativ formuliert
- Zeugnis enthält diskriminierende Aussagen
Rechtswege und Fristen
Der Antrag auf Berichtigung sollte zeitnah nach Erhalt des Zeugnisses gestellt werden.
Wann lohnt sich der Gang zum Anwalt?
Weigert sich der Arbeitgebende, die gewünschten Anpassungen vorzunehmen, so kann der Arbeitnehmende die Änderungen gerichtlich durchsetzen lassen. Für die individuelle Prüfung ist rechtlicher Beistand hinzuzuziehen.
Arbeitszeugnis FAQ: Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie lange dauert die Erstellung eines Arbeitszeugnisses?
Mit speziellen Tools oder spezieller Software ist die schnelle Erstellung eines Arbeitszeugnisses möglich. So kann der erste Entwurf in wenigen Minuten erstellt werden.
Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst formulieren?
Grundsätzlich darf der Arbeitnehmende sein Arbeitszeugnis selber erstellen. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebenden, den Entwurf zu akzeptieren.
Was tun, wenn das Arbeitszeugnis zu negativ ausfällt?
In diesem Fall ist das Gespräch mit dem Arbeitgebenden zur Berichtigung zu suchen. Weigert sich der Arbeitgebende das Zeugnis zu ändern, empfiehlt sich rechtlicher Beistand.
